REGULAMENTUL DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE  al  aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Deva – CAPITOLUL II - ATRIBUȚII SPECIFICE privind

            Subpunctul A3 - COMPARTIMENTUL CENTRUL DE INFORMARE A CETĂȚENILOR, se modifică prin actualizarea atribuțiilor în totalitate și va avea următorul conținut:

A 3 - Atribuțiile Compartimentului Centrul de informare a Cetățenilor presupun următoarele:

1. asigură relația front-office între instituție și cetățeni prin oferirea de consultanță în vederea rezolvării problemelor a căror competență o are Primăria Municipiului Deva și Consiliul Local;
2. oferă consultanță cetățenilor pentru depunerea documentelor în vederea obținerii avizelor/acordurilor eliberate de Primăria Municipiului Deva;
3. primește periodic informații de la direcțiile / serviciile / compartimentele funcționale ale instituției în vederea informării corecte a cetățenilor;
4. oferă fluturași informativi și pune la dispoziția cetățenilor formulare specifice eliberării unor acte emise în competența Primăriei, atât direct cât și prin portalul de servicii on-line;
5. oferă informații despre starea actelor aflate în procesul de rezolvare, la solicitarea cetățenilor;
6. asigură înregistrarea actelor - petiții, sesizări, reclamații, solicitări de informații publice în baza Legii 544/2001, oferte, rapoarte, cereri pentru autorizații etc și eliberează bon de registratură cu specificarea numărului și termenului de rezolvare a documentului;
7. asigură întocmirea borderourilor de predare a actelor înregistrate către Compartimentul Autorizații de funcționare; eliberează acte specifice Compartimentului Autorizații de funcționare ;
8. asigură întocmirea borderourilor de predare a actelor înregistrate către Direcția Urbanism, întocmirea notelor de plată și eliberarea actelor specifice Direcției Urbanism;
9. asigură înregistrarea actelor interne emise de către direcții / servicii / compartimente aflate în subordinea Consiliului Local și Primăriei Municipiului Deva;
10. asigură operarea electronică și scanarea cererilor / documentelor anexate necesare rezolvării unor probleme ce intră în sfera de competență a Consiliului Local și a Primăriei primite din partea cetățeniilor direct prin ghișeu, a celor sosite prin poștă electronică, poștă SRI, fax și curieri, listarea borderourilor și predarea acestora către conducerea instituției pentru a fi repartizate spre compartimentele de specialitate;
11. verifică îndeplinirea condițiilor de formă a actelor expediate (antet, număr, semnătura și ștampilă);
12. realizează organizarea și funcționarea punctelor de informare-documentare;
13. răspunde de confidențialitatea conținutului documentelor gestionate;
14. returnează periodic pe bază de borderou către compartimentele de specialitate emitente, al celui de-al doilea exemplar al documentelor eliberate împreună cu documentațiile aferente și a actelor neridicate de către cetățeni în termenul de valabilitate;
15. întocmește anual raportul de activitate al compartimentului;
16. expediază și ridică zilnic corespondența efectuată prin oficiul poștal și poșta SRI;
17. preluarea corespondenței de la factorul poștal, agentul procedural, precum și a coletelor destinate activității instituției aduse de către firmele de curierat;
18. afișarea la sediile persoanelor fizice/juridice a diferitelor înștiințări;
19. eliberarea către cetățeni a plicurilor retur de la executori judecătorești/instanțe pe bază de dovadă de înștiințare și act de identitate;
20. distribuirea internă și externă a hotărârilor Consiliului Local, a dispozițiilor primarului, a corespondenței și a notelor interne, pe bază de registre de corespondență și borderouri;
21. comunicarea propunerilor de buget cu privire la cheltuielile aferente expedierii documentelor;
22. gestionarea cheltuielilor legate de expedierea documentelor;
23. asigurarea întocmirii nomenclatorului arhivistic cu aprobarea conducerii Primăriei Municipiului Deva și a Serviciului Judetean al Arhivelor Naționale - Hunedoara;
24. asigurarea depozitării unităților arhivistice în spații destinate păstrării acestora conform instrucțiunilor Legii arhivelor naționale 16/1996;
25. preluarea documentelor spre păstrare în depozitul de arhivă al instituției de la compartimentele de specialitate în baza proceselor verbale de predare-primire și a inventarelor;
26. evidențierea în registrul de evidență curentă a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice;
27. asigurarea selecționarea documentelor din depozitul de arhivă conform termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul instituției;
28. oferă spre consultare internă dosare din depozitul de arhivă;
29. eliberarea copiilor certificate ale documentelor din depozitul de arhivă emise de către Primăria Municipiului Deva și Consiliul Local și emiterea notelor de plată reprezentând contravaloarea copiilor xerox a documentelor;
30. pune la dispoziție pentru cercetare și consultare documente din depozitul de arhivă cetățenilor interesați.

                                                                                                                                                              Deva, _____________2024

                                                                                                                         INIŢIATOR,                                                                                         AVIZEAZĂ,                                                       

                                                                                                                              Primar,                                                                                       Secretar general,   

                                                                                                                      Lucian  Ioan   RUS                                                                          Oana - Diana MURA