MODEL - CADRU

ACORD DE COOPERARE

pentru organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern

Încheiat astăzi, ........... 2022 

Preambul

Obţinerea eficienţei şi eficacităţii serviciilor publice reprezintă o condiţie esenţială a managementului fiecărei entităţi publice, iar cooperarea în asigurarea serviciilor de audit intern reprezintă o oportunitate în atingerea acestui deziderat, respectând în acelaşi timp independenţa şi funcţiile specifice fiecăreia dintre entităţi.

Scopul acordului de cooperare este de a facilita asigurarea serviciilor de audit intern pentru fiecare entitate publică participantă la acord, urmărindu-se crearea unei relaţii profesionale de cooperare pentru minimizarea eforturilor umane, materiale şi financiare şi maximizarea aportului activităţii de audit la realizarea obiectivelor entităţii.

În baza acordului de cooperare entităţile participante se angajează la o colaborare pe termen lung care să asigure o mai mare sustenabilitate şi coerenţă în realizarea activităţilor de audit intern.

Prezentul acord de cooperare funcţionează pe baza unui set de reguli stabilite de comun acord, aprobate de reprezentanţii legali ai entităţilor publice participante la acord şi prevăzute în conţinutul său.

Capitolul I

Părţile semnatare

Articolul 1

Părţile prezentului acord de cooperare, denumit în continuare acord, sunt:

A. Filiala Județeană Vâlcea a Asociației Comunelor din România – denumită în continuare Filială, în calitate de entitate organizatoare a auditului public intern pentru comunele prevăzute la litera B, cu sediul social în comuna Vaideeni, satul Vaideeni, codul de înregistrare fiscală 25206031, cont bancar RO44CECEB00030RON0904692 deschis la CEC BANK Horezu, reprezentată prin domnul Achim Daniel BĂLUŢĂ, Primarul Comunei Vaideeni, care îndeplinește funcția de președinte al Filialei, în baza prevederilor Ordonanței de Urgență nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, art. 86, alin (1), lit. a), art. 89, alin. (3), art. 129, alin (2), lit. e), alin. (9), lit. a), a legislației privind auditul public intern respectiv: Legea 672/2002, H.G. 1183/2012, H.G. 1086/2013 cu modificările si completările ulterioare;

şi

B. Entitățile publice locale și subordonatele care cooperează în vederea finanţării şi realizării în comun a obiectivelor aferente activității de audit public intern, respectiv:

B.1. Comuna __________, cu sediul în _______________, județul Vâlcea, Cod unic de identificare ___________, reprezentată prin domnul/doamna ________________________, având funcția de primar, (prin Hotărârea nr. ___/______________ adoptată de Consiliul Local al localităţii menţionate, s-a însușit acordul de cooperare), în calitate de participantă la acordul de cooperare,

B.2. Comuna __________, cu sediul în _______________, județul Vâlcea, Cod unic de identificare ___________, reprezentată prin domnul/doamna ________________________, având funcția de primar, (prin Hotărârea nr. ___/______________ adoptată de Consiliul Local al localităţii menţionate, s-a însușit acordul de cooperare), în calitate de participantă la acordul de cooperare,

B.3. Comuna __________, cu sediul în _______________, județul Vâlcea, Cod unic de identificare ___________, reprezentată prin domnul/doamna ________________________, având funcția de primar, (prin Hotărârea nr. ___/______________ adoptată de Consiliul Local al localităţii menţionate, s-a însușit acordul de cooperare), în calitate de participantă la acordul de cooperare,

B.4. .....

.......

Capitolul II

Obiectul acordului de cooperare

Articolul 2

Obiectul prezentului acord îl constituie cooperarea entităţilor publice locale semnatare, prin reprezentanţii legali, în vederea organizării şi exercitării funcţiei de audit intern în cadrul acestora, în conformitate cu prevederile legale.

Articolul 3

Prezentul acord stabileşte:

a) drepturile şi obligaţiile părţilor în organizarea şi exercitarea activităţii de audit public intern;

b) atribuţiile structurii de audit public intern;

c) obligaţiile financiare ale instituţiilor publice locale semnatare;

d) obligativitatea confidenţialităţii datelor şi a informaţiilor în posesia cărora intră oricare dintre persoanele implicate în acest proces.

Articolul 4

Părţile semnatare stabilesc principiile care stau la baza aplicării acordului şi se obligă să acţioneze consecvent pentru respectarea lor, sub forma:

a) menţinerii autonomiei juridice, decizionale şi financiare a fiecărei instituţii publice locale semnatare;

b) îmbinării în mod echitabil a nevoilor cu resursele disponibile între părţile semnatare;

c) respectării reciproce a confidenţialităţii în desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi raportarea rezultatelor acestora;

d) respectării cadrului legal, metodologic şi procedural, specific activităţii de audit public intern.

Capitolul III

Drepturile şi obligaţiile părţilor în organizarea şi exercitarea 

activităţii de audit public intern

Articolul 5

Filiala Judeţeană Vâlcea a Asociaţiei Comunelor din România, în calitate de entitate organizatoare şi de angajator, îşi asumă următoarele obligaţii:

a) să constituie o structură de audit public intern, dimensionată cun un număr de 15 posturi, astfel încât să asigure realizarea activităţii de audit public intern la toate instituţiile publice locale cuprinse în acord, dar nu mai puţin de 9 angajaţi cu normă întreagă;

b) să respecte procedurile privind parcurgerea celor 4 faze ale execuţiei bugetare, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor prevăzute la art. 14, să întocmească şi să depună declaraţiile privind impozitele şi contribuţiile aferente drepturilor de personal, precum şi pe cele specifice angajatorului, potrivit legii;

c) să asigure încăperile necesare şi adecvate pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor structurii de audit public intern;

d) să asigure procesul de selectare şi angajare a personalului din structura de audit public intern;

e) să asigure condiţiile necesare realizării competenţelor privind auditul public intern, planificate în conformitate cu normele generale de audit;

f) să asigure condiţiile necesare pregătirii profesionale a auditorilor la nivelul cerinţelor stabilite prin normele metodologice specifice instituţiilor publice locale;

g) să respecte cadrul legal, metodologic şi procedural, specific activităţii de audit public intern;

h) să conducă şi să ţină evidenţa cheltuielilor ocazionate de înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea structurii de audit public intern şi a decontării acestor cheltuieli între filială şi instituţiile publice locale semnatare;

i) să publice trimestrial şi anual pe site-ul propriu de internet cheltuielile ocazionate de înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea structurii de audit public intern; situaţiile financiare respective se transmit în format electronic către Ministerul Dezvoltării, Lucrărilor Publice și Administrației precum şi către Ministerul Finanţelor Publice, în termenul legal de la întocmire;

j) să stabilească indicatorii de performanţă privind exercitarea activităţii de audit public intern;

k) să calculeze şi să raporteze anual indicatorii de performanţă privind exercitarea activităţii de audit public intern;

l) să realizeze şi să publice un raport anual referitor la activităţile implementate, cheltuielile efectuate, managementul resurselor umane, rezultatele obţinute, indicatorii de performanţă în exercitarea activităţii de audit public intern; raportul se aprobă de către structurile de conducere ale filialei până la data de 31 ianuarie a anului următor celui pentru care se întocmeşte raportul şi se publică, în termen de 5 zile de la aprobare, pe site-ul propriu de internet şi la avizierul de la sediul filialei;

m) să întocmească planul anual, respectiv multianual de activitate (detaliat pentru anul următor şi orientativ pe următorii 3 ani); planul se aprobă de către structurile de conducere ale filialei până la data de 30 noiembrie a anului anterior şi se publică, în termen de 5 zile de la aprobare, pe site-ul propriu de internet şi la avizierul de la sediul filialei/asociaţiei;

n) să elaboreze şi să supună aprobării metodologia de organizare a activităţii de audit public intern, în termen de cel mult 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentului acord;

o) să convoace anual sau ori de câte ori consideră necesar reprezentanţii legali ai instituţiilor publice locale semnatare ale prezentului acord.

Articolul 6

Entităţile publice locale semnatare ale prezentului acord au următoarele drepturi:

a) să propună unele obiective de audit public intern, specifice acestor unităţi administrativ-teritoriale, în vederea cuprinderii acestora în planurile multianuale de audit public intern;

b) să solicite şi să beneficieze de servicii de audit public intern pentru îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii sistemului de management şi control intern care să asigure atingerea obiectivelor instituţiilor publice locale;

c) să fie informate, în mod exclusiv şi operativ, asupra problemelor şi iregularităţilor constatate cu ocazia competenţelor privind misiunile de audit efectuate;

d) să primească în mod exclusiv rapoartele de audit public intern care sunt întocmite, ca urmare a competenţelor privind misiunile de audit realizate la propria instituţie publică locală;

e) să hotărască independent asupra acţiunilor necesare implementării recomandărilor formulate în baza competenţelor privind audit public intern realizate;

f) să revoce unilateral prezentul acord, în condiţiile prezentului acord.

Articolul 7

Entităţile publice locale semnatare ale prezentului acord au următoarele obligaţii:

a) să respecte metodologia de audit public intern, respectiv documentarea temeinică, participarea la şedinţe, analiza şi avizarea documentelor procedurale elaborate, şi să furnizeze, în scris sau verbal, informaţiile solicitate;

b) să asigure accesul la date, informaţii şi documente, în vederea atingerii obiectivelor competenţei privind auditul public intern;

c) să asigure logistica necesară desfăşurării competenţei privind audit public intern, respectiv încăperi adecvate, acces la sistemele de comunicaţii şi tehnologia informaţiilor, furnituri de birou, precum şi alte mijloace materiale utile;

d) să acorde sprijin structurii de audit public intern în realizarea sarcinilor acesteia;

e) să elaboreze şi să transmită structurii de audit public intern planurile de acţiune necesare implementării recomandărilor însuşite;

f) să informeze structura de audit public intern cu privire la modul de transpunere în practică a recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit;

g) să furnizeze informaţiile solicitate în vederea pregătirii şi exercitarea competenţelor privind auditul public intern;

h) să estimeze costurile necesare realizării competenţelor privind audit public intern solicitate în cursul exerciţiului financiar, să prevadă aceste angajamente în bugetul local şi să vireze în contul filialei cota-parte unică de cheltuieli stabilită;

i) să participe la convocările prevăzute la art. 5 lit. o).

Capitolul IV

Atribuţiile structurii de audit public intern

Articolul 8

      Structura de audit public intern se constituie distinct în subordinea preşedintelui filialei. 

Articolul 9

Atribuţiile structurii de audit public intern sunt:

a) elaborează normele metodologice specifice privind exercitarea activităţii de audit public intern, aprobate de reprezentanţii legali ai tuturor instituţiilor publice locale semnatare şi avizate pentru conformitate;

b) elaborează, în cooperare cu fiecare reprezentant legal al instituţiei publice locale semnatare, proiectul planului anual şi multianual de audit public intern pentru fiecare instituţie publică locală semnatară, de regulă, pe o perioadă de 4 ani, şi pe baza acestora se centralizează în planul anual, respectiv în planul multianual de audit public intern al activităţii de audit constituite la nivelul filialei după caz;

c) efectuează activităţi de audit public intern, conform prevederilor legale în vigoare;

d) raportează periodic reprezentantului legal al instituţiei publice locale asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit public intern;

e) elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern;

f) în cazul identificării unor nereguli sau posibile prejudicii, raportează imediat autorităţilor administraţiei publice locale respective;

g) asigură confidenţialitatea datelor şi a informaţiilor rezultate în urma activităţilor de audit public intern desfăşurate;

h) sprijină instituţiile publice locale semnatare să răspundă solicitărilor organelor abilitate în timpul controalelor.

Articolul 10

      Planificarea şi efectuarea competenţelor privind auditul public intern se realizează în mod echitabil pentru toate entităţile publice locale semnatare ale prezentului acord, în funcţie de competenţele solicitate şi de resursele disponibile.

Articolul 11

      Structura de audit public intern asigură efectuarea competenţelor privind audit public intern, conform legii şi prevăzute în planurile de audit pentru fiecare instituţie publică locală semnatară a prezentului acord şi formulează concluzii şi recomandări pentru îmbunătăţirea activităţilor în acest domeniu.

Capitolul V

Drepturile şi obligaţiile financiare ale părţilor

Articolul 12

      În vederea realizării în comun a activităţii de audit public intern, părţile susţin financiar înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea structurii de audit public intern.

Articolul 13

(1) Organizarea şi exercitarea în concret a activităţii de audit public intern pentru instituţiile publice locale semnatare şi asigurarea evidenţelor privind activităţile desfăşurate, precum şi costurile aferente acestora sunt în responsabilitatea filialei, în calitate de entitate organizatoare.

(2) Finanţarea cheltuielilor prevăzute la alin. (1) se realizează prin plata cotei-părţi unice ce revine fiecărei entități publice locale semnatare a prezentului acord, al cărei cuantum se stabileşte prin hotărâre a Adunării Generale a filialei.

Articolul 14

(1) Cheltuielile ocazionate de înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea structurilor de audit public intern se finanţează prin contribuţia din bugetul entităților publice locale semnatare.

(2) Cota-parte unică din cheltuielile determinate de funcţionarea structurilor de audit public intern ce revine fiecărei unități administrativ-teritoriale semnatare trebuie să fie mai mică decât cheltuielile ocazionate pentru prestarea aceleiaşi activităţi de către fiecare instituţie publică locală în parte, cu respectarea principiilor de eficienţă, eficacitate şi economicitate.

(3) Cota-parte unică a fiecărei instituţii publice locale, plătibilă lunar în contul filialei pentru luna următoare, se stabileşte înainte de începerea anului financiar, în baza fundamentărilor făcute de reprezentanţii legali ai instituţiilor publice locale semnatare.

(4) Nivelul cotei-părţi unice:

a) se stabileşte pentru o lună şi nu poate fi fracţionat;

b) se rotunjeşte la 10 lei în favoarea filialei;

c) va respecta principiile de eficienţă, eficacitate şi economicitate, prevăzute la art. 24 alin. (1^1) din Legea nr. 273/2006, cu modificările şi completările ulterioare.

Articolul 15

(1) În cazul realizării activităţii de audit public intern prin intermediul filialei, administrativ-teritoriale semnatare achită cota-parte unică, pe întreaga durată de existenţă a prezentului acord, după cum urmează:

a) până cel mai târziu în ultima zi lucrătoare a fiecărei luni pentru luna următoare;

b) ca excepţie de la prevederile lit. a), pentru perioada cuprinsă între data semnării prezentului acord şi sfârşitul lunii respective, în termen de 10 zile lucrătoare de la data semnării.

(2) Pentru neplata la termen a obligaţiilor ce le revin, potrivit alin. (1), unitățile administrativ-teritoriale semnatare datorează majorări de întârziere calculate pentru fiecare lună sau fracţie de lună de întârziere, începând cu ziua imediat următoare termenului de scadenţă şi până la data stingerii sumei datorate, inclusiv.

(3) Nivelul majorării de întârziere este cel prevăzut pentru obligaţiile fiscale cuvenite bugetelor locale.

(4) În cazul în care instituţia publică locală semnatară nu achită cota-parte unică la termenele prevăzute la alin. (1), filiala înaintează o notificare către instituţia publică locală respectivă, aceasta constituind titlu executoriu, fără îndeplinirea niciunei alte proceduri.

(5) Filiala Judeţeană Vâlcea a Asociaţiei Comunelor din România îşi rezervă dreptul de a nu pune la dispoziţie documentele rezultate în urma efectuării misiunii de audit entităţilor publice auditate, semnatare ale acordului de cooperare în vederea organizării şi exercitării funcţiei de audit intern, în cazul neîndeplinirii de către acestea din urmă a obligaţiei privind plata la termen a cotei-părţi unice lunare către filială, respectiv, a cotizațiilor anuale datorate Filialei și Asociației, în cuantumurile stabilite de către Adunarea Generală.

Capitolul VI

Clauze de confidenţialitate şi incompatibilitate

Articolul 16

Informaţiile, datele şi documentele utilizate de auditori în cadrul desfăşurării competenţelor privind auditul public intern sunt confidenţiale conform prevederilor legale.

Articolul 17

Documentele privind misiunile de audit, inclusiv raportul de audit public intern, sunt comunicate şi puse la dispoziţia exclusivă a reprezentanţilor legali ai instituţiilor publice locale afiliate.

Articolul 18

Prin clauza de confidenţialitate părţile semnatare ale prezentului acord convin ca, pe toată durata acestuia, dar şi după încetarea lui, să nu solicite de la personalul structurii de audit public intern date sau informaţii care privesc oricare dintre celelalte instituţii publice locale implicate în acţiunea de cooperare şi de care acesta a luat cunoştinţă în timpul exercitării competenţelor privind auditul public intern.

Articolul 19

Auditorii interni asigură confidenţialitatea datelor, a informaţiilor şi a documentelor între instituţiile publice locale semnatare ale prezentului acord.

Articolul 20

Divulgarea unor date, informaţii sau documente de natură să aducă prejudicii instituţiilor publice locale semnatare ale prezentului acord se sancţionează potrivit legislaţiei în vigoare.

Capitolul VII

Forţa majoră şi litigiile

Articolul 21

(1) Niciuna dintre părţile prezentului acord nu răspunde de neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a obligaţiilor asumate, dacă acestea sunt urmare a unui caz de forţă majoră.

(2) Forţa majoră constituie un obstacol de neînfrânt şi inevitabil şi provoacă imposibilitatea absolută de executare, fiind imprevizibilă; sunt considerate caz de forţă majoră, în sensul prezentului acord, împrejurări ca: război, revoluţie, cutremur, marile inundaţii.

Articolul 22

Nu se consideră caz de forţă majoră acel eveniment care îndeplineşte cumulativ condiţiile:

a) nu este adus la cunoştinţa părţilor semnatare ale prezentului acord, în cel mult 5 zile lucrătoare de la producere;

b) există indicii că nu sunt luate toate măsurile posibile în vederea reducerii consecinţelor acestuia.

Articolul 23

Orice neînţelegere care decurge din interpretarea sau executarea prezentului acord este soluţionată de părţile semnatare pe cale amiabilă.

Articolul 24

În cazul în care soluţionarea neînţelegerii pe cale amiabilă nu este posibilă, litigiul dintre părţile semnatare ale prezentului acord se soluţionează de către instanţele de judecată competente, potrivit legii.

Capitolul VIII

Durata şi desfiinţarea acordului de cooperare

Articolul 25

Prezentul acord se încheie pe o durată nedeterminată şi intră în vigoare de la data semnării lui de către reprezentanţii legali ai părţilor semnatare, urmând să fie pus în aplicare începând cu data de 01.01.2023.

Articolul 26

Modificarea sau desfiinţarea prezentului acord în cursul executării lui se poate face numai pentru motive obiective, întemeiate şi neimputabile părţilor, prin acordul de voinţă al acestora.

Articolul 27

Prezentul acord poate fi modificat prin acte adiţionale aprobate de reprezentanţii legali ai părţilor acordului. În cazul aderării unor noi membri la prezentul acord de cooperare, actele adiționale pot fi semnate de către aceştia şi de către membrii Consiliului Director al Filialei, după obţinerea acordului (explicit sau tacit) al celorlalte entități aderente.

Articolul 28

(1) Calitatea unei entităţi publice locale de parte în prezentul acord poate înceta, în baza hotărârii consiliului local adoptate în acest sens, începând cu data de 1 ianuarie a anului următor celui în care se comunică filialei hotărârea respectivă.

(2) Hotărârea prevăzută la alin. (1) trebuie să fie adoptată cu cel puţin 60 de zile înainte de sfârşitul anului bugetar.

(3) Pe parcursul perioadei prevăzute la alin. (2) instituţia publică locală respectivă poate reveni asupra opţiunii de încetare a calităţii de parte în prezentul acord, dar nu mai târziu de 60 de zile înainte de sfârşitul anului bugetar, caz în care aceasta trebuie să comunice filialei hotărârea consiliului local prin care abrogă hotărârea prevăzută la alin. (1).

Capitolul IX

Dispoziţii finale

Articolul 29

(1) Anual, părţile prezentului acord se reunesc pentru:

a) efectuarea analizei rezultatelor executării acordului şi aprobarea raportului anual de activitate;

b) stabilirea de măsuri privind eficientizarea activităţii de audit public intern;

c) aprobarea planului anual şi a celui multianual de audit public intern;

d) stabilirea cotei-părţi unice lunare datorate de instituţiile publice locale semnatare.

(2) Măsurile prevăzute la alin. (1) lit. b)-d) se adoptă cel mai târziu în luna decembrie a anului curent pentru anul următor.

(3) Dezbaterile din reuniunile prevăzute la alin. (1) se cuprind într-un proces-verbal şi se semnează de către reprezentanţii legali prezenţi ai părţilor semnatare ale prezentului acord.

(4) Măsurile prevăzute la alin. (1) lit. b)-d) se adoptă cu votul majorităţii reprezentanţilor legali ai instituţiilor publice locale semnatare ale prezentului acord şi devin obligatorii pentru toate părţile, inclusiv pentru instituţii publice locale care nu au fost reprezentate sau ai căror reprezentanţi legali au votat împotriva măsurilor respective.

Articolul 30

Prezentul acord, prin act adiţional:

a) poate fi modificat numai cu acordul scris al tuturor părţilor semnatare ale acordului;

b) se modifică oricând pe durata existenţei sale, ca urmare a evenimentelor legislative intervenite asupra actelor normative care au stat la baza adoptării lui.

Articolul 31

Prezentul acord a fost încheiat în .... exemplare, toate fiind identic egale din punct de vedere juridic, câte un exemplar pentru fiecare parte semnatară, astăzi, ........... 20 ...... .

Semnăturile reprezentanţilor părţilor: