Anexa la Strategia de dezvoltare locala 2022-2027 a comunei Maldaresti, judetul Valcea

Instrumente si activitati concrete de monitorizare si evaluare a implementarii SDL 2022-2027, UAT Comuna Maldaresti, judetul Valcea

Implementarea presupune procesul de transformare a resurselor disponibile (materiale, financiare, umane) în rezultate calitative și cantitative, astfel încât să fie atinse toate obiectivele strategice definite și, prin intermediul acestora, la sfârșitul perioadei de planificare, misiunea asumată. Totodată, este necesar să se ia în considerare faptul că însuși procesul de implementare induce schimbări, uneori deosebit de importante, ale parametrilor de stare aferenți mediului de manifestare economic și social, ca urmare a efectelor rezultate din implementarea noilor facilități operaționale rezultate. De aici imperativul parcurgerii unui proces de evaluarere - evaluare continuu, cu reveniri asupra cerințelor formulate inițial și ameliorarea/dezvoltarea aestor cerințe în conformitate cu situația economico-socială actualizată.

Implementarea SDL, prin care se vor pune în aplicare programele și măsurile cuprinse în Planul de acțiune, se va realiza prin proiectele propuse în portofoliul de proiecte, respectându-se normele europene, legislația națională și reglementările locale în vigoare.

Punerea în aplicare în mod practic a Planului de acțiune al SDL va porni de la cunoașterea, asigurarea și aplicarea următoarelor condiții:

• colaborarea transparentă dintre autoritățile publice locale/ instituțiile/ organizațiile/ firmele din aria teritorială a Primăriei Maldaresti, respectiv județul Vâlcea;
• identificarea și atragerea de surse de finanțare in completarea celor finantate prin fonduri structurale;
• respectarea priorităților stabilite de Autoritatea Rurală în implementarea proiectelor, în acord cu necesitățile în evoluție ale sectorului și în stransă legatură cu strategiile la nivel municipal, regional și național;
• corelarea tuturor proiectelor existente și viitoare în vederea asigurării unei dezvoltări social-economice armonioase, integrate la nivel comunal.

În scopul implementării cu succes a Strategiei de Dezvoltare Locală 2022–2027 a Primăriei comunei Maldaresti, prin realizarea proiectelor cuprinse în Portofoliul de proiecte pentru perioada programatică avută în vedere și susținerea obiectivelor strategice stabilite pentru îndeplinirea viziunii și misiunii comunei, au fost identificate o serie de activități, care pot fi clasificate după cum urmează:

• Acțiuni pregătitoare de implementare a strategiei;
• Acțiuni necesare pentru implementarea proiectelor;
• Acțiuni de monitorizare a stadiului de implementare a strategiei;
• Acțiuni corective în vederea actualizării strategiei în funcție de situația existentă la momentul respective;
• Acțiuni de pregătire a strategiei pentru următoarea perioadă programatică.

2. Indicatorii de monitorizare și evaluare a implemantării Strategiei de dezvoltare locală

Activitățile care trebuie întreprinse - pe termen scurt, mediu și lung - în scopul atingerii obiectivului general al strategiei și al realizării acțiunilor prioritare identificate pentru fiecare domeniu de intervenție menționat în cadrul strategiei sunt prezentate în tabelul de mai jos.

De asemenea, sunt prezentate și structurile responsabile pentru realizarea acțiunilor respective. Trebuie menționat faptul că structurile respective sunt responsabile, în primul rând, cu asigurarea demarării acțiunilor respective și cu monitorizarea realizării acestora, dar în faza de implementare a acțiunii se recomandă atragerea și colaborarea și cu alte entități, în scopul obținerii expertizei profesionale specifice necesare, cum ar fi: reprezentanți ai mediului de afaceri, parteneri din alte municipii, instituții de învățământ și cercetare, consultanți externi, evaluatori independenți etc.

Acțiuni aprobare SDL UAT Maldaresti

Toate deciziile strategice privind implementarea SDL revin organelor deliberative ale aparatului de specialitate al Primarului comunei. Aceasta are obligația de a asigura cadrul instituțional și mobilizarea reprezentanților autorităților publice din UAT Maldaresti, în vederea implementării SDL. Toate măsurile de coordonare și administrare a activităților de implementare a Planului de acțiune al SDL sunt de competența structurii de implementare constituite la nivelul UAT Maldaresti. Se propune înființarea unei „Comisii de implementare şi actualizare a Strategia de Dezvoltare Locala 2022-2027 comuna Maldaresti, județul Vâlcea”, care va avea un rol principal în implementarea, monitorizarea gradului de implementare, planificarea și eventuala modificare a strategiei. Comisia respectivă trebuie să includă, alături de primar și viceprimar, membri ai compartimentelor și direcțiilor de specialitate din Primărie, a căror contribuție este absolut necesară pentru evaluarea strategiei și stabilirea nivelului de prioritate al proiectelor.

Structura de implementare și actualizare va fi responsabilă de coordonarea și administrarea efectivă a procesului de implementare a SDL, monitorizând activitățile echipelor de proiect.

Atribuțiile Structurii de implementare și actualizare:

• urmăreste implementarea Planului de actiune al SDL și a proiectelor din lista de proiecte prioritare;
• monitorizează încadrarea în graficul de implementare a SDL;
• identifică surse de finanțare pentru proiectele cuprinse în SDL;
• ·         coordonează și monitorizează activitatea echipelor de proiect;
• monitorizează și evaluează modul de implementare a SDL.

Structura de implementare și actualizare va avea obligația de a elabora următoarele documente de planificare:

▪ Planul anual al acțiunilor de implementare a proiectelor prioritare și a celorlalte proiecte prevăzute în portofoliul de proiecte;

▪ Planul anual financiar, care se ve întocmi pe baza planului anual al acțiunilor de implementare a proiectelor integrate prioritare. Planul financiar va indica fondurile necesare pentru realizarea proiectelor și sursele de proveniență ale acestora (bugete locale, bugetul de stat, programe europene, alte surse);

▪ Situația anuală privind gradul de implementare a SDL.

După aprobarea Strategiei de Dezvoltare Locală, respectiv a proiectelor individuale, se vor constitui echipe individuale pentru implementarea fiecărui proiect, în funcție de specificul acestora.

Implementarea fiecărui proiect în parte va fi realizată de echipele de proiect constituite la nivelul UAT Maldaresti pentru respectivul proiect. Persoanele care vor face parte din echipele de proiect vor fi desemnate prin dispoziție emisă de Primarul UAT Maldaresti.

Echipele de proiect ce se vor constitui vor fi compuse din 3-5 persoane: manager de proiect, manager financiar, responsabil cu achizițiile publice, ș.a.m.d., numărul membrilor echipelor de proiect variind în funcție de complexitatea proiectului. Echipele de proiect sunt responsabile de implementarea efectivă a proiectelor individuale incluse în SDL.

Responsabilitățile echipelor de proiect:

• întocmesc fișele de post pentru fiecare membru al echipei;
• ·         organizează și desfășoară activități de implementare a proiectului;
• asigură managementul financiar și tehnic pentru activitățile de proiect;
• întocmesc raportările de evaluare intermediare și finale solicitate de finanțator;
• prezintă Structurii de Implementare a SDL, la cererea acesteia, stadiul implementării proiectului;
• urmărește înscrierea în costuri, parametrii precum și în graficul de execuție a proiectuluinși a SDL.

Este esențial ca aprobarea prezentei strategii de dezvoltare să nu fie percepută ca punct final al unei elaborări tehnice și nici ca un document de fundamentare finalizat cu o listă de proiecte implementabile cu ajutorul instrumentelor de finanțare nerambursabile. Strategia de Dezvoltare Locală reprezintă un instrument de guvernare a comunei, flexibil și adaptabil în timp nevoilor în schimbare, care generează acțiuni publice și private cu valoare strategică pe termen lung pentru dezvoltarea competitivă a comunei și pentru reducerea disparităților din interiorul acestuia.

Controlul rezultatelor implementării SDL se va realiza ca un proces continuu, urmărindu-se planurile anuale de implementare a proiectelor, alocarea de fonduri și încadrarea în limitele stabilite prin planul financiar anual, gradul de implementare a strategiei. Evaluările intermediare și finală ale succesului înregistrat în implementarea strategiei se vor face conform unor criterii clare, de către comisia amintită mai sus. Criteriile respective au un caracter dinamic, în sensul că pot fi modificate în cazul în care se constată că cele stabilite inițial nu oferă o imagine clară asupra stadiului de implementare.

Un set inițial de astfel de criterii de evaluare va conține cel puțin următoarele puncte:

• Valoarea procentuală a totalului bugetelor proiectelor implementate sau în curs de implementare, în raport cu bugetul planificat inițial;
• Evaluarea impactului proiectelor implementate în raport cu rezultatele preconizate (succesul proiectelor individuale);
• Valoarea procentuală a fondurilor atrase din surse nerambursabile, în raport cu valoarea totală a proiectelor;
• Valoarea procentuală a fondurilor atrase din surse nerambursabile, în raport cu valoarea estimată a fi atrasă din astfel de surse.

Monitorizarea implementării strategiei se va realiza pe baza indicatorilor de evaluare stabiliți pentru fiecare proiect strategic. Având ca fundament rezultatele anului în curs, corelate cu planul de acțiuni stabilit, se va evalua anual implementarea strategiei și se vor stabili prioritățile pentru anul următor, în baza documentelor și propunerilor inițiate de structurile responsabile.

Activitatea de monitorizare reprezintă o etapă esențială a procesului de planificare strategică întrucât permite compararea intermediară pe bază de date între obiectivele și activitățile implementate și rezultatele intermediare atinse.

Rezultatele procesului de monitorizare se constituie într-un instrument managerial important, permițând conducerii Primăriei să decidă asupra activității instituției pe baza unor dovezi fundamentate. Acesta permite analiza activităților Strategiei, a rezultatelor intermediare ale bugetului alocat, precum și identificarea riscurilor ce pot apărea în etapa de implementare a proiectelor din lista de proiecte a Strategiei de dezvoltare a comunei Maldaresti.

Demersul de planificare strategică trebuie să ia în considerare necesitatea unui proces de evaluare, care trebuie să țină seama de caracteristicile comunității locale și să aibă un caracter permanent (care să includă și monitorizare, nu doar evaluări finale).

Având în vedere perioada de 6 ani de planificare strategică pentru comuna Maldaresti, se impune efectuarea unor analize intermediare, care să indice în ce măsură operațiunile programului se desfășoară conform programării și la timp, precum revizuirea programului în cazul identificării unor disfuncționalități.

În vederea facilitării procesului de monitorizare, Primăria comunei Maldaresti va forma o echipă compusă din reprezentanți ai compartimentelor Primăriei cu atribuții în domeniu. Echipa va asigura activitatea de analiză primară a tuturor datelor primite, pe obiective strategice, și informarea conducerii Primăriei în legătură cu progresul procesului de implementare a Strategiei, întocmirea unor rapoarte sintetice privind stadiul activităților.

Se vor avea în vedere următoarele:

• urmărirea realizării activităților și a bugetului, în conformitate cu previziunile proiectului;
• analizarea și urmărirea performanțelor proiectului;
• replanificarea activităților proiectului conform unui scenariu dinamic, în funcție de necesitățile identificate la un moment dat;
• transmiterea obiectivelor proiectului.

Prin evaluare se apreciază dacă obiectivul inițial a fost atins în perioada de implementare, în intervalul de timp și bugetul alocat.

Vor fi utilizate mai multe metode de evaluare, de la evaluarea ex-ante pentru asigurarea resurselor adecvate pentru implementare și un plan de management eficient, la evaluarea ex-post pentru facilitarea gradului de realizare a obiectivelor stabilite în faza de planificare strategică, analiza rezultatelor obținute și identificarea impactului implementării proiectelor.

Procedurile de evaluare internă a Strategiei vor urmări gradul de îndeplinire a obiectivelor și rezultatelor proiectului prin analiza îndeplinirii obiectivelor și rezultatelor așteptate pentru fiecare dintre activități.

Evaluarea internă a Strategiei va avea următoarele etape:

• identificarea obiectivului/obiectivelor generale ale Strategiei (asa cum au fost ele menționate și asumate prin Strategie);
• definirea indicatorilor ce cuantifică atingerea obiectivelor;
• estimarea datei la care se consideră îndeplinite obiectivele;
• stabilirea procentului de realizare a obiectivelor la data monitorizării;
• identificarea potențialelor variații față de reperele stabilite inițial (dacă este cazul);
• prezentarea justificărilor și a observațiilor (dacă este cazul);
• redactarea raportului de monitorizare la data realizării controlului;
• trimiterea raportului de monitorizare persoanei responsabile de implementarea Strategiei;
• stabilirea strategiilor de acțiune manageriale și de remediere a factorilor perturbatori (dacă este cazul).

Evaluarea inițială

• evaluarea relevanței activităților propuse;

• evaluarea capacității de alocare a resurselor;

• evaluarea nivelului de implicare a factorilor interesați;

• evaluarea gradului de cunoaștere și asumare a responsabilităților.

Evaluarea intermediară

• examinează rezultatele parțiale ale derulării Strategiei, pe fiecare activitate din perspectiva obiectivului general și a obiectivelor specifice, din perspectiva relevanței pentru grupurile țintă și pentru scopul proiectelor din Planul de proiecte;

• se va realiza prin rapoarte de progres.

Evaluarea finală

• va urmări utilizarea eficientă a resurselor, eficiența activității derulate;

• va analiza factorii care au contribuit la succesul Strategiei sau punctele slabe, îndeplinirea obiectivelor, impactul Strategiei asupra grupului țintă, gradul de satisfacere a așteptărilor beneficiarilor direcși și indirecți.

Managementul operativ al comunei va prezenta Consiliului local:

            1. rapoarte anuale de progres, care se vor elabora începând cu al doilea an de implementare și vor avea ca scop monitorizarea eficientă a aplicării strategiei de dezvoltare. Rapoartele vor reflecta stadiul implementării strategiei, pe fiecare domeniu strategic și vor evidenția evoluția principalilor indicatori de output și de rezultat;

            2. rapoarte strategice. Având în vedere faptul că implementarea strategiei de dezvoltare locală se va întinde pe o perioadă de 6 ani, este necesară o evaluare intermediară a strategiei, pe baza unor rapoarte strategice. Pentru evaluarea impactului aplicării strategiei de dezvoltare se va urmări evoluția principalilor indicatori socioeconomici la nivel local.

            În linii mari, raportul strategic va cuprinde:

• situația și evoluția socioeconomică a comunei Maldaresti;
• realizările obținute, cuantificate pe baza indicatorilor și gradul de atingere a obiectivelor stabilite;
• problemele întâmpinate în procesul de implementare a strategiei de dezvoltare;
• exemplele de bună practică identificate;
• propuneri privind revizuirea și ajustarea periodică a strategiei de dezvoltare în raport cu evoluțiile economico-sociale semnificative înregistrate la nivel local în perioada 2022-2027.

            Rapoartele strategice vor fi realizate din 3 în 3 ani, în anii 2022 și 2025, fiind prezentate în cadrul ședințelor Consiliului local al comunei Maldaresti.

            În funcţie de rezultatele evaluării şi monitorizării şi în acord cu modificările legislative, strategia de dezvoltare a comunei Maldaresti va putea fi revizuită ori de câte ori va deveni necesar.

O evaluare corectă și obiectivă va permite generarea de măsuri corective asupra eventualelor rezultate nesatisfăcătoare, precum și de măsuri care să preîntâmpine apariția unor astfel de situații în perioada următoare.

Indicatorii de rezultat care vor fi utilizați pentru monitorizarea implementării Strategiei de Dezvoltare Locală și a proiectelor incluse în aceasta trebuie să fie în concordanță cu indicatorii stabiliți pentru accesarea fondurilor europene. Întrucât lista acestor indicatori nu este disponibilă la momentul elaborării Strategiei de Dezvoltare Locală, va fi necesară actualizarea indicatorilor propuși în tabelul următor la momentul cunoașterii acestora.

Monitorizarea implementării și îndeplinirii obiectivelor Strategiei de dezvoltare locală

Controlul rezultatelor implementării Strategiei de Dezvoltare Locală (SDL) se va realiza, în mod continuu, la toate nivelele structurilor organizatorice descrise, conform competențelor acestora. Se va urmari îndeplinirea Planului anual al acțiunilor de implementare a proiectelor  prioritare, Planul anual financiar și Situația privind gradul de implementare a SDL. Evaluare rezultatelor implementării proiectelor se va face de către Structura de implementare și actualizare a SDL și de echipele de proiect pentru fiecare proiect derulat.

În cadrul evaluării, se apreciază gradul de îndeplinire a obiectivelor și politicilor propuse în Strategia de dezvoltare, prin analiza efectelor pe care le au politicile și programele de dezvoltare asupra mediului de afaceri, economiei, infrastructurii, mediului social-cultural, și calității vieții populației din UAT Maldaresti.

Monitorizarea implementării și îndeplinirii obiectivelor proiectelor

Monitorizarea activităților din proiect intră în sarcina managerului echipei de proiect. Acesta va asigura, cu sprijinul echipelor de proiect, elaborarea rapoartelor de progres privind stadiul implementării, a raportului final, întocmirea cererilor de rambursare a cheltuielilor, elaborarea previziunilor privind fluxurile financiare pentru proiectele individuale. Rapoartele de progres precum și rapoartele care însoțesc cererile de rambursare vor fi elaborate de echipa de proiect în colaborare cu consultantul care va asigura managementul proiectului.

Periodic (la finalizarea fiecărei etape), se va evalua gradul în care activitățile planificate s-au desfășurat conform planului de implementare și s-au obținut rezultatele previzionate cantitativ și calitativ. Daca va fi cazul și vor apărea factori perturbatori se vor lua măsuri de corecție pentru implementarea cu succes a proiectelor. Evaluarea finală va urmări modul în care s-a realizat implementarea proiectului: îndeplinirea obiectivelor, obținerea rezultatelor măsurabile, desfășurarea eficientă și eficace a activităților planificate, satisfacția grupului țintă, etc.