Art.1. Se aprobă Strategia anuală de achiziții publice a comunei Secuieni, județul Neamț, pentru anul 2024 conform anexei nr.1 la prezenta hotărâre și programul de achiziții publice pentru anul 2024, conform anexei nr.2 la prezenta hotărâre.

Art.2. Compartimentul achiziții publice va duce la îndeplinire prevederile prezentei hotărâri.

               Art.3. Secretarul general al comunei va comunica prezenta hotărâre  autorităților și persoanelor interesate.                             

Primar

Vasile IVANCEA

                                                                                                                                Avizează  pentru legalitate        

                                                                                                                         Secretar general al comunei,

                                                                                                                                      Cristian BEJENARIU

Strategia anuală de achiziții publice 

pentru anul 2024

Cuprins

1. Noțiuni introductive

2. Obiective de realizat prin implementarea Strategiei anuale de achiziții publice (SAAP) 2024

3. Indicatori cantitativi și calitativi pentru managementul/gestionarea portofoliului de procese de achiziții

4. Date de intrare utilizate în elaborarea Strategiei Anuale de Achiziție Publica 2024 și a Programului Anual al Achizițiilor Publice

5. Capacitatea profesională a Comunei Secuieni de a realiza achizițiile publice de produse, servicii și lucrări planificate pentru anul 2024

6. Fundamentarea informațiilor incluse în SAAP 2024 și în PAAP 2024

7. Modalitatea de realizare a achizițiilor publice și excepții

8. Programul anual al achizițiilor publice (PAAP) – 2024

9. Prevederi finale și tranzitorii

1. Noțiuni introductive

            Comuna Secuieni, județul Neamț, prin Compartimentul de Achiziții Publice, în conformitate cu prevederile art. 11, alin. 3 din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, a elaborat prezenta strategie anuală de achiziții în scopul planificării procesului de achiziții publice pe parcursul anului bugetar 2024, astfel încât să fie îndeplinite obiectivele asumate de UAT Comuna Secuieni din punct de vedere organizatoric, financiar, legal și competitiv.

            Structura de specialitate din cadrul Compartimentului de Achiziții Publice a procedat la întocmirea prezentei Strategii prin utilizarea următoarelor informații și elemente estimative:

a) nevoile identificate la nivelul UATComuna Secuieni ca fiind necesare a fi satisfăcute ca rezultat a unui proces de achiziție, așa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate structurile din cadrul primăriei, prezentate în anexele la prezenta.
b) valoarea estimată a achiziției corespunzătoare fiecărei necesități;
c) capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă (compartiment specializat în achiziții publice) pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;
d) resursele existente la nivelul Comunei Secuieni și după caz necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziții publice.

            Strategia anuală de achiziție publică se realizează, potrivit dispozițiilor legale, în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziție publică cuprinse în aceasta și se aprobă de către conducătorul autorității contractante.

            Modificarea Strategiei Anuale de Achiziții Publice (SAAP) 2024 poate surveni ca urmare a acțiunii unor factori cum ar fi:

a) modificarea substanțială a necesităților obiective ale structuri lor organizatorice din cadrul Comunei Secuieni și/sau a valorii estimate a achizițiilor care nu puteau fi previzionale, în mod obiectiv, la momentul elaborării SAAP 2024;
b) modificări legislative de natură să afecteze implementarea SAAP 2024;
c) modificări survenite în cadrul bugetului aprobat;
d) modificări la nivelul capacităților profesionale și al resurselor disponibile pentru realizarea achiziției etc., în condițiile în care modificările menționate mai sus au ca finalitate acoperirea unor necesități care nu au fost cuprinse inițial în SAAP 2024. Introducerea acestor modificări în Strategie este condiționată de identificarea surselor de finanțare, conform art. 11, alin. 5) din HG nr. 395/2016. Versiunile revizuite ale Strategiei Anuale de Achiziții Publice 2021 se aprobă de conducătorul autorității, conform art. 11, alin. 3) din HG nr. 395/2016.

            În cadrul Strategiei anuale de achiziție publică la nivelul Comunei Secuieni, se va elabora Programul anual al achizițiilor publice, inclusiv Anexa privind achizițiile directe ca instrument managerial utilizat pentru planificarea și monitorizarea portofoliului de procese de achiziție la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor și pentru verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia instituției.

2. Obiective de realizat prin implementarea Strategiei anuale de achiziții publice (SAAP) 2024

            Au fost stabilite următoarele obiective (enumerate mai jos) pentru gestionarea procedurilor de achiziții pentru anul 2024, ca rezultat al planificării portofoliului de achiziții publice.
            Acest lucru s-a realizat cu luarea în considerare a modalităților de achiziție pentru procesele incluse în portofoliul de achiziții (proceduri de achiziție și cumpărări directe), luându-se în calcul informațiile obținute prin intermediul analizei și cercetării de piață, a analizei riscurilor și a analizei factorilor interesați.

 2.1 Obiectiv general:

Asigurarea necesarului de produse, servicii și lucrări pentru realizarea obiectivelor de funcționare și dezvoltare instituționala ale Comunei Secuieni în condițiile de legalitate, eficiență și eficacitate.

2.2 Obiective specifice:

1) Creșterea transparenței proceselor de achiziții publice de produse, servicii și lucrări derulate de către Comuna Secuieni;
2) Creșterea eficienței proceselor de achiziție publică, respectiv asigurarea necesarului de produse/servicii/lucrări de calitate, la cele mai bune costuri/preturi/tarife de achiziție, în condiții de legalitate;
3) Planificarea și organizarea adecvată a proceselor de achiziție publică în vederea prevenirii apariției de întârzieri în asigurarea necesarului de produse, servicii și lucrări pentru desfășurarea corespunzătoare a activităților de educație, cercetare și administrative ale Comunei Secuieni;
4) Utilizarea eficientă a resurselor profesionale și financiare ale Comunei Secuieni, pentru asigurarea necesarului de produse, servicii și lucrări în anul 2024.

3. Indicatori cantitativi și calitativi pentru managementul/gestionarea portofoliului de procese de achiziții

Pentru anul 2024 au fost definiți următorii indicatori utilizați pentru managementul/gestiunea portofoliului de achiziții publice care fac obiectul Strategiei anuale de achiziție publică:

1. Număr de procese de achiziție, în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) din care:
- procedura simplificată
- licitație deschisă
- achiziții directe, din care din catalogul SEAP sau în conformitate cu procedura internă
- alte proceduri dacă se impun

2. Valoarea estimată a proceselor de achiziție publică în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări:
- procedura simplificată
- licitație deschisă
- achiziții directe, din care din catalogul SEAP/offline sau în conformitate cu procedura interna
- alte proceduri

3. Număr contracte/acorduri cadru și valoare atribuite în funcție de obiect ( produse, servicii, lucrări) în lei fără T.V.A, din care:
- Licitație deschisă, din care: număr și valoare contract, număr și valoare acord cadru, număr și valoare proceduri anuale
- Procedura simplificată, din care: număr și valoare contract, număr și valoare acord cadru, număr și valoare proceduri anuale
- Achiziții directe, din care:

            Din catalogul SEAP din care; număr și valoare contract, număr și valoare comandă, număr și valoare achiziții anuale.
Derulare offline conform art. 43, alin. 3 din H.G. nr. 395/2016; număr și valoare contract, număr și valoare comanda, număr și valoare achiziții anuale

4. Număr și valoare procese de achiziție în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) derulate conform planificării, din care :
- licitație deschisă
- achiziții directe, din care din catalogul SEAP/offline sau in conformitate cu procedura interna
- alte proceduri

5. Număr și valoare procese de achiziție în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) derulate cu întârziere mai mare de 30 zile față de planificare, din care:
- procedură simplificată
- licitație deschisă
- achiziții directe, din care din catalogul SEAP/offline sau in conformitate cu procedura internă
- alte proceduri

6. Durata medie de evaluare (în zile) a ofertelor primite în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) din care:
- procedură simplificată
- licitație deschisă
- alte proceduri care se impun

7. Număr documentații de atribuire respinse de ANAP în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) și motivele de respingere, din care :
- procedură simplificata, motive:
- licitație deschisa, motive:
- alte proceduri care se impun, motive;

8. Gradul de utilizare a fiecărui criteriu de atribuire în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) pe tip de procedura:
- Licitație deschisa din care: prețul cel mai scăzut/cel mai bun raport calitate- preț/costul cel mai scăzut/ cel mai bun raport calitate-cost
- Procedura simplificata din care; prețul cel mai scăzut/cel mai bun raport calitate -preț/costul cel mai scăzut/ cel mai bun raport calitate-cost
- alte proceduri care se impun din care; prețul cel mai scăzut/cel mai bun raport calitate- preț/costul cel mai scăzut/ cel mai bun raport calitate-cost

            Pentru achizițiile directe realizate din catalogul electronic online/offline, criteriul de atribuire care se va utiliza in anul 2021, de regula, prețul cel mai scăzut în condițiile art. 187 din Legea nr. 98/2016 și art. 34 din H.G. nr. 395/2016.

9. Numărul mediu de oferte primite, în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) pe tip de procedură:
- procedură simplificată
- licitație deschisă
- achiziții directe, din care din catalogul SEAP/offline sau în conformitate cu procedura interna
- alte proceduri

10. Documente constatatoare emise, în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări) pe tip de procedura:
- procedura simplificată
- licitație deschisa
- achiziții directe, din care din catalogul SEAP/offline sau în conformitate cu procedura internă
- alte proceduri

11. Documente constatatoare emise, în funcție de obiect (produse, servicii, lucrări), pe tip de procedură:
Licitație deschisă, din care pozitive/negative, Procedură simplificată, din care pozitive/negative
Alte proceduri, din care pozitive/negative
Achiziții directe, din care: din Catalog electronic/offline, din care pozitive/negative

            În ceea ce privește modalitatea de atribuire (online/offline au fost definite următoarele ținte pentru anul 2024:

Licitații deschise derulate Online - 100%
Proceduri simplificate derulate Online - 100%
Achiziții directe realizate din Catalog electronic - 80%.

În ceea ce privește serviciile sociale și serviciile specifice din Anexa 2, organizate conform normelor proprii, acestea urmează a se derula, în principal, offline.

În anul 2021, în ceea ce privește modalitatea de finalizare a procedurilor de atribuire, se va avea în vedere ca procedurile de atribuire finalizate prin anulare (reglementate de art. 212 din Legea nr. 98/2016), să nu depășească 10% din valoarea estimată a procedurilor de achiziție publică planificate a fi realizate în 2024.

4. Date de intrare utilizate în elaborarea Strategiei Anuale de Achiziție Publică 2024 și a Programului Anual al Achizițiilor Publice

            Strategia Anuală de Achiziții Publice 2024 a fost realizată cu respectarea prevederilor art. 11 alin (6) din H.G. nr. 395/2016, respectiv prin luarea in considerare a următoarelor elemente:
a) nevoile identificate la nivelul Comunei Secuieni ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziție publică determinate pe baza solicitărilor tuturor structurilor organizatorice din cadrul Comunei Secuieni, așa cum au fost acestea prevăzute în bugetul aprobat pentru anul 2023;
b) valoarea estimată a achiziției corespunzătoare fiecărei nevoi determinată prin aplicarea prevederilor art. 9-25 din Legea nr. 98/2016 și art. 16-17 din HG nr. 395/2016, precum și a Ordinelor/Instrucțiunilor/Ghidurilor ANAP;
c) capacitatea profesională existentă la nivelul Comunei Secuieni- Compartimentul Achiziții Publice și a celorlalte structuri organizatorice din cadrul Comunei Secuienipentru derularea adecvată a proceselor de achiziție publică care să asigure beneficiile anticipate;
d) resursele existente la nivelul Compartimentul Achiziții Publice și al celorlalte structuri organizatorice, și după caz, necesarul de resurse suplimentare externe, inclusiv servicii auxiliare achiziției, care pot fi alocate pentru derularea proceselor de achiziție publică, precum și resursele financiare prevăzute în bugetul aprobat, alocate pentru satisfacerea necesităților identificate în anul 2023.
În elaborarea Programului Anual al Achizițiilor Publice pentru anul 2024 al Comunei Secuieni, s-a asigurat respectarea art. 12 din H.G. nr. 395/2016, luând in considerare următoarele elemente:

Definirea obiectului achiziției/acordului cadru/contractului și corespondența cu codul CPV – în conformitate cu prevederile art. 16, alin. 2) din H.G. nr. 395/2016.
Obiectul achiziției/contractului poate fi un produs, un serviciu sau o lucrare, așa cum sunt acestea definite la art. 3, alin. 1), lit. m), n) și o) din Legea nr. 98/2016.
In definirea obiectului achiziției au fost considerate următoarele elemente: natura produsului /serviciului/lucrării, destinația, modul de utilizare, necesitatea pe care o satisface; în cazul achizițiilor mixte s-a avut in vedere și prevederile art. 34-35 din Legea nr. 98/2016 pentru determinarea obiectului principal al achiziției.
 Pentru a asigura corespondenta obiectului achiziției cu codurile CPV a fost utilizat Nomenclatorul CPV REV 2.

Valoarea estimată a achiziției acordului cadru/contractului s-a determinat pornind de la informațiile cuprinse în Referatele de necesitate, pe baza prețului/tarifului unitar/total estimat, exprimat în lei fără T.V.A., prin aplicarea prevederilor art. 9-25 din Legea nr. 98/2016, ale art. 16-17 din HG. Nr. 395/2016 precum și Ordine/ Ghiduri/Notificări/ Instrucțiuni ANAP relevante.
Estimarea valorii s-a realizat pe baza istorică (respectiv analiza portofoliului de achiziții publice din anii 2021 și 2022)/cercetări de piața/studii de piața.

Procedura de atribuire care va fi utilizată – s-a stabilit prin raportare la obiectul achiziției, valoarea estimată și aplicarea pragurilor valorice reglementate la art. 7 din Legea nr. 98/2016.
Procedurile aplicate de Comuna Secuieni în 2022 reglementate la art. 68 din Legea 98/2016 au fost licitația deschisă și procedura simplificată.
Achiziția serviciilor sociale și altor servicii specifice cuprinse în Anexa 2 se vor realiza în conformitate cu prevederile legale.
Pentru achizițiile de produse, servicii și lucrări a căror valoare estimată se situează sub pragul valoric prevăzut la art. 7, alin. 5) din Legea nr. 98/2016, va fi utilizată achiziția directă din catalogul SEAP, achizițiile directe fiind cuprinse în Anexa la PAAP 2024.

Gradul de prioritate/prioritizarea achizițiilor s-a realizat pornind de la informațiile furnizate în Referatele de necesitate, întocmite de către structurile interne ale Comunei Secuieni, cu privire la data/perioada când este necesară furnizarea produselor/prestarea serviciilor/execuția lucrărilor, precum și prin raportarea la complexitatea procedurii, durata estimata pentru achiziție, organizarea procedurilor și atribuirea acordului cadru/contractului de achiziție, resursele profesionale existente și necesare.

Stabilirea datei de inițiere și a datei de finalizare – data estimată pentru începerea procedurii a fost definita ținând cont de prioritizarea achizițiilor cuprinse in PAAP 2024, disponibilitatea resurselor financiare și a resurselor profesionale necesare pentru derularea procedurii. Data estimată pentru finalizarea procedurii a fost determinată de durata estimată pentru derularea fiecărei proceduri, resurse profesionale și de necesitatea asigurării produselor/serviciilor/lucrărilor, în termen; în toate situațiile a fost avută în vedere respectarea termenelor minime prevăzute de legislația în materia achizițiilor publice pentru derularea procedurii și atribuirea acordului cadru/contractului și incidenta riscurilor identificate la nivelul Comunei Secuieni de natura să influențeze perioada de organizare a procedurilor de achiziție publică.

Definirea surselor de finanțare – sursele de finanțare sunt constituite din bugetul de venituri și cheltuieli al Comunei Secuieni precum și cofinanțare europeană pe anumite proiecte.

Stabilirea responsabilităților privind derularea achiziției – responsabilii achiziției sunt desemnați din cadrul Compartimentului de achiziții publice de la nivelul Comunei Secuieni iar responsabilii/personalul tehnic de specialitate sunt desemnați din cadrul compartimentelor de resort care au solicitat achiziția, sau în cazuri excepționale experți cooptați în cadrul procedurii de achiziție, de pe piața liberă.

De asemenea, conform dispozițiilor legale, se va proceda semestrial la publicarea în SEAP a extraselor din Programul Anual al Achizițiilor Publice pentru anul 2024, precum și a oricăror modificări asupra acestuia, extrase care se referă la contractele/acordurile-cadru de produse și/sau servicii a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7, alin. 1 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, respectiv contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin.5 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Publicarea se va realiza în termen de 5 zile lucrătoare de la data modificărilor.

Având în vedere dispozițiile art. 4 din HG nr. 395/2016 - publicată în Monitorul oficial nr. 423 din 06.06.2016 - pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, conform căruia "prin ordin al președintelui Agenției Naționale pentru Achiziții Publice (ANAP) se pot pune la dispoziția autorităților contractante și a furnizorilor de servicii auxiliare achiziției un set de instrumente ce se utilizează pentru planificarea portofoliului de achiziții la nivelul autorității contractante, fundamentarea deciziei de realizare a procesului de achiziție și monitorizarea implementării contractului, precum și pentru prevenirea/diminuarea riscurilor în achiziții publice", Comuna Secuieniva proceda la revizuirea Programului anual al achizițiilor publice pentru anul 2024 în vederea punerii de acord cu actele normative ce se vor elabora/aproba în legătură cu prezenta strategie, în termen de cel puțin 15 zile de la data intrării lor în vigoare, sau în termenul precizat în mod expres în actele normative ce se vor elabora/aproba.

5. Capacitatea profesională a Comunei Secuieni de a realiza achizițiile publice de produse, servicii și lucrări planificate pentru anul 2024

5.1. Evaluarea capacitații profesionale existente și evaluarea necesarului de resurse

La nivelul Comunei Secuieniresursele umane alocate derulării achizițiilor publice sunt constituite din personalul din cadrul Compartimentului de Achiziții Publice (CAP), care are stabilite, conform regulamentului de organizare interna, precum și prin fisa postului, atribuții și responsabilități privind realizarea procesului de achiziții publică.

 Compartimentul îndeplinește atribuțiile de specialitate in domeniul achizițiilor publice prevăzute la art. 2 alin (1) și (3) din H.G. nr. 395/ 2016.

Astfel, în aplicarea prevederilor art. 2 alin. 3) din HG nr. 395/2016, autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice, are următoarele atribuții principale:
a) întreprinde demersurile necesare pentru înregistrarea/ reînnoirea/recuperarea înregistrării autorității contractante în SEAP sau recuperarea certificatului digital, dacă este cazul;
b) elaborează și, după caz, actualizează, pe baza necesităților transmise de celelalte compartimente ale autorității contractante, programul anual al achizițiilor publice și, dacă este cazul, strategia anuală de achiziții;
c) elaborează sau, după caz, coordonează activitatea de elaborare a documentației de atribuire și a strategiei de contractare, în cazul organizării unui concurs de soluții, a documentației de concurs și a strategiei de contractare, pe baza necesităților transmise de compartimentele de specialitate;
d) îndeplinește obligațiile referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute de Lege;
e) aplică și finalizează procedurile de atribuire;
f) realizează achizițiile directe;
g) constituie și păstrează dosarul achiziției publice.

În conformitate cu prevederile art. 2 alin. 4) și 5) din HG nr. 395/ 2016, celelalte compartimente ale autorității contractante au obligația de a sprijini activitatea compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor, în funcție de specificul și complexitatea obiectului achiziției.

 În sensul celor mai sus menționate, sprijinirea activității compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice se realizează, fără a se limita la acestea, după cum urmează:
a) transmiterea referatelor de necesitate care cuprind necesitățile de produse, servicii și lucrări, valoarea estimată a acestora, precum și informațiile de care dispun, potrivit competențelor, necesare pentru elaborarea strategiei de contractare a respectivelor contracte/acorduri-cadru;
b) transmiterea, dacă este cazul, a specificațiilor tehnice așa cum sunt acestea prevăzute la art. 155 din Legea nr. 98/2016;
c) în funcție de natura și complexitatea necesităților identificate în referatele prevăzute la lit. a), transmiterea de informații cu privire la prețul unitar/total actualizat al respectivelor necesități, în urma unei cercetări a pieței sau pe bază istorică;
d) informarea cu privire la fondurile alocate pentru fiecare destinație, precum și poziția bugetară a acestora;
e) informarea justificată cu privire la eventualele modificări intervenite în execuția contractelor/ acordurilor-cadru, care cuprinde cauza, motivele și oportunitatea modificărilor propuse;
f) transmiterea documentului constatator privind modul de îndeplinire a clauzelor contractuale.

Pentru realizarea achizițiilor publice, servicii și lucrări la nivelul CAP sunt alocate 1 post (posturi de execuție, funcționari publici și personal contractual) fiind ocupat de persoană cu studii universitare de licența și specializări/certificări in domeniul achizițiilor publice.

Personalul din CAP dispune de specializări realizate in anii anteriori, in domeniul achizițiilor publice, finalizate cu specializarea expert achizitor, recunoscut de Autoritatea Naționala pentru Calificări.

Toate achizițiile realizate in cursul anului 2022, respectiv in anii anteriori s-au realizat numai cu personal propriu Comunei Secuieni, aferent Compartimentului de Achiziții Publice.

Planificarea, pregătirea, organizarea procedurilor de achiziție publică și atribuirea acordurilor cadru/contractelor de achiziție publică vor fi realizate în anul 2024, în principal, de către personalul Compartimentului de Achiziții Publice.

Managementul contractelor/acordurilor cadru în anul 2024 va fi asigurat în special de către responsabilii desemnați din cadrul Compartimentului de Achiziții Publice, sau din cadrul Serviciului Investiții, achiziții și administrativ precum și de personalul desemnat din cadrul compartimentelor beneficiare ale achiziției; resursele profesionale ale Compartimentului de Achiziții Publice vor fi utilizate pentru realizarea modificărilor contractuale în conformitate cu art. 221 din Legea nr. 98/2016.
Pentru a asigura capacitatea profesională pentru realizarea achizițiilor publice în anul 2021, vor fi utilizate dacă este cazul și resurse externe, respectiv servicii auxiliare achiziției, în special pentru procedurile de achiziție cu grad ridicat de complexitate și/sau care necesită o expertiză tehnică specifică/aprofundată care nu este disponibilă la nivelul Compartimentului de Achiziții Publice.
Utilizarea resurselor externe în anul 2023, respectiv a serviciilor auxiliare achiziției, va fi posibila, în funcție de necesități, și în alte situații de natura celor descrise mai jos, fără ca această enumerare să aibă caracter limitativ.
5.2. Măsurile stabilite pentru asigurarea unei capacități corespunzătoare de satisfacere a necesitaților cu resurse interne

Pentru a asigura resursele și capacitatea profesională necesară pentru realizarea și managementul achizițiilor planificate pentru anul 2024 sunt prevăzute a fi adoptate următoarele măsuri la nivelul Comunei Secuieni:
 

• întreg personalul Compartimentului de Achiziții Publice va beneficia în anul 2024 de pregătire profesionala de specialitate, respectiv cel puțin un curs de perfecționare-specializare in domeniul achizițiilor publice și utilizării platformei SEAP.

6. Fundamentarea informațiilor incluse în SAAP 2024 și în PAAP 2024

6.1. Surse de informații pentru elaborarea Programul Anual al Achizițiilor Publice (PAAP) 2024
Pentru elaborarea strategiei anuale de achiziții publice (SAAP) 2024 și PAAP 2024 au fost utilizate informațiile obținute pe baza istorică (respectiv analiza portofoliului de achiziții publice din anii anteriori), din cercetarea și analiza pieței (utilizate în special în analiza pentru fundamentarea prețurilor unitare ale produselor/serviciilor/lucrărilor, cunoaștere pieței), etc.
 

- La nivel de compartiment interesat al achiziției

Fiecare compartiment interesat (beneficiar al achiziției) din cadrul Comunei Secuieniși-a definit necesitățile obiective de produse, servicii și lucrări pentru anul 2024, prin raportare la :
- volumul estimat de activitate inclusiv eventuale modificări survenite în activitățile planificate pentru anul 2024;
- analiza/cercetarea pieței pentru identificarea preturilor/tarifelor unitare pentru produse/serviciile/lucrările necesare a fi achiziționate în anul 2024.

- La nivelul Compartimentului de Achiziții Publice

Fundamentarea informațiilor în Strategia anuala de achiziții publice(SAAP) 2024 și Programul Anual al Achizițiilor Publice (PAAP) 2024 a avut la baza:
 

• Conținutul referatelor de necesitate transmise de toate compartimentele interesate ale achiziției din cadrul Comunei Secuieni.
• Capacitatea profesională și resursele umane și materiale existente și necesare pentru implementarea SAAP 2024 și realizarea PAAP 2024.
• Resursele financiare cuprinse în bugetul pe anul 2024 al Comunei Secuienicare pot fi utilizate pentru realizarea achizițiilor publice de produse, servicii și lucrări.
• Informațiile obținute din cercetarea de piața și analiza pieței, precum și informațiile obținute prin analiza portofoliilor de achiziții publice 2021-2022 la nivel Comunei Secuieni.
• Prin raportare la standarde de cost reglementate la nivel național/sectorial si/sau standarde de cost prevăzute în legislație.

Deciziile privind valoarea estimată pentru fiecare achiziție de produse, lucrări și servicii incluse în PAAP 2024 au fost realizate cu utilizarea următoarelor informații consultate în cadrul analizei și cercetării de piața, respectiv:

• Informațiile privind prețurile unitare și valorile estimate de compartimentele de specialitate pe baza analizei/cercetării pieței, precum și pe baza analizei portofoliului de comenzi/contracte/acorduri-cadru derulate în anul 2020.
• Informațiile privind preturile unitare/valorile estimate de Compartimentul de Achiziții Publice pe baza analizei pieței, respectiv a informațiilor disponibile în SEAP pentru anul 2022, precum și anunțurile de atribuire/cumpărări directe atribuite de către alte autorități contractante pentru produse, servicii sau lucrări similare celor planificate a fi achiziționate în anul 2024.
• Informații privind preturile unitare/valori estimate de Compartimentul de Achiziții Publice pe baza analizei portofoliului de achiziții din anii anteriori.

Deciziile care au stat la baza PAAP 2024 au fost realizate cu luarea în considerare a următoarelor elemente:
 

Analiza informațiilor privind necesitățile obiective de produse, servicii și lucrări în referatele de necesitate, definirea corecta și poziționarea obiectului unui contract/acord-cadru conform prevederilor legale aplicabile.

• Caracteristicile și dinamica pieței căreia i se adresează obiectul contractului, respectiv: natura concurentei, capacitatea pieței de a realiza obiectul contractului, tranzacții similare realizate pe piața, bazate pe analiza informațiilor disponibile în SEAP pentru anul 2022 (secțiunile anunțuri de atribuire, cumpărări directe atribuite, cumpărări directe anulate, statistici, etc).
• Asigurarea condițiilor pentru manifestarea concurenței între operatorii economici conform prevederilor legale aplicabile.
• Valoarea estimată a achizițiilor/loturilor și raportarea acestora la pragurile valorice prevăzute la art. 7 din Legea nr. 98/2016 pentru determinarea procedurilor aplicabile.
• Reglementările legale în materia achizițiilor publice privind organizarea procedurilor și atribuirea acordului cadru/contractului de achiziție publica, termene de contestare, reguli de transparentă și publicitate.
• Resursele profesionale existente la nivelul Compartimentului de Achiziții Publice.

Pentru achizițiile de produse, servicii și lucrări care au un caracter de regularitate, a căror valoare estimată este superioara pragurilor prevăzute la art. 7 alin. 5) din Legea nr. 98/2016, raportat la capacitățile profesionale și resursele disponibile, precum și pentru eficientizarea proceselor de achiziție publica în anul 2021este avută în vedere utilizarea acordului-cadru pentru utilități cu o durata de 4 ani de zile.

6.2. Informații utilizate in elaborarea PAAP extrase din analiza portofoliului de achiziții și a pieței căreia se adresează
Atribuirea unui contract de achiziții publica/acord-cadru este rezultatul unui proces care se derulează in mai multe etape. Comuna Secuieniîn calitate de autoritate contractanta prin CAP trebuie sa documenteze și să parcurgă pentru fiecare etapa, așa cum sunt acestea definite la art. 8 alin. 2) din H.G. nr. 395/ 2016, următoarele etape distincte:
1. Planificarea/Pregătirea achiziției publice.
2. Organizarea procedurii și atribuirea acordului-cadru/contractului.
3. Executarea și monitorizarea acordului-cadru/contractului de achiziții publică.

La nivelul Direcției Comunei Secuieniparcurgerea acestor etape implica:

1. Planificarea/Pregătirea achiziției publice
a) identificarea și descrierea necesitaților obiective de produse, servicii și lucrări pentru funcționarea instituției.
b) elaborarea, actualizarea și monitorizarea strategiei anuale de achiziții publice și a PAAP, respectiv Anexa PAAP – Anexa achizițiilor directe.
c) elaborarea și aprobarea strategiei de contractare aferente fiecărei proceduri de achiziție publica.
d) elaborarea și aprobarea documentației de atribuire.
e) consultarea pieței, daca este cazul.

Etapele de pregătire a achiziției publice se inițiază prin identificarea necesitaților și elaborarea referatelor de necesitate aprobate de primarulComunei Secuieni.
Strategia de contractare conform art. 9, alin. 2) din HG nr. 395/2016 este un document al fiecărei achiziții cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. 5) din Legea nr. 98/2016, și este obiect de evaluare a ANAP in condițiile stabilite la art. 23 din H.G. nr. 395/2016. Strategia de contractare planifica/pregătește și documentează toate achizițiile și informațiile din documentația de atribuire.

Prin Strategia de contractare se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a achiziției și va cuprinde conform art. 9, alin. 3) din HG nr. 395/2016, informații privind:

a) relația dintre obiectul, constrângerile asociate și complexitatea contractului, pe de o parte, și resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea activităților din etapele procesului de achiziție publică, pe de altă parte;
b) procedura de atribuire aleasă, precum și modalitățile speciale de atribuire a contractului de achiziție publică asociate, dacă este cazul;
c) tipul de contract propus și modalitatea de implementare a acestuia:
d) mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităților pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligațiilor contractuale:
e) justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/ acordului-cadru, precum și orice alte elemente legate de obținerea de beneficii pentru autoritatea contractantă și/sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administrației publice în care activează autoritatea contractantă;
f) justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situațiile prevăzute la art. 69 alin. 2-5 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice și după caz decizia de a reduce termenele în condițiile legii, decizia de a nu utiliza împărțirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea și după caz. criteriile de selecție, criteriul de atribuire și factorii de evaluare utilizați;
g) obiectivul din strategia locală/regională națională de dezvoltare la a cărui realizare contribuie contractul/ acordul- cadru respectiv, dacă este cazul:
h) orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităților autorității contractante.

2. Organizarea procedurii și atribuirea acordului-cadru/contractului de achiziție publică:
a) transmiterea documentației de atribuire in SEAP
b) desfășurarea procedurii:

• publicarea anunțului de participare
• depunerea ofertelor de către operatorii economici
• evaluarea ofertelor depuse de către operatorii economici

c) atribuirea contractului:

• elaborarea și aprobarea raportului procedurii
• elaborarea și transmiterea comunicărilor privind rezultatul procedurilor
• tratamentul notificărilor prealabile și a contestațiilor privind rezultatul procedurii
• atribuirea și încheierea acordului- cadru/ contractului de achiziție publica

d) respectarea regulilor de publicitate și transparenta in materie de achiziții publice și atribuirea contractelor
Etapa de organizare a procedurii și atribuirea contractului/acordului-cadru începe prin transmiterea documentației de atribuire in SEAP și se finalizează o data cu încheierea contractului de achiziție publică/acordului-cadru, conform prevederilor art. 10 din H.G. nr. 395/ 2016.
3. Executarea și monitorizarea acordului-cadru/ contractului de achiziție publică

a) începerea derulării (executării) acordului-cadru/contractului de achiziție publica
b) finalizarea/ încetarea executării acordului-cadru/contractului de achiziție publica
c) modificarea acordului-cadru/contractului de achiziție publica

6.3 Riscurile asociate portofoliului de achiziții publice în anul 2024 și stabilirea masurilor pentru gestionarea acestora

La nivelul instituției au fost identificate și evaluate/reevaluate principalele riscuri, proprii obiectivelor compartimentului de achiziții și activităților derulate în cadrul acestuia.
Astfel, în ceea ce privește achizițiile publice, fost identificate riscurile care pot afecta implementarea Strategiei Anuale de Achiziții Publice 2024 și Programul Anual al Achizițiilor Publice 2024.
Aceste riscuri identificate au fost incluse în Registrul riscurilor pentru anul 2024. Pentru riscurile identificate în legătură cu achizițiile publice, au fost stabilite măsuri de gestionare a acestora, documentate în Registrul riscurilor pentru anul 2024.
Principalele măsuri identificate sunt măsuri de tratare a riscului, de evitare a riscului și de monitorizare a riscului.
Principalele tipuri de măsuri care vor fi implementate de Compartimentul Achiziții Publice în anul 2024 pentru reducerea riscurilor identificate sunt:

a) instruirea/perfecționarea personalului;
b) îmbunătățirea instrumentelor de lucru și gestionarea cât mai riguroasă a resurselor existente;
c) actualizarea/revizuirea/întocmirea procedurilor operaționale și adoptarea de măsuri pentru aplicarea corespunzătoare a acestora;

La nivelul Programului Anual de Achiziții Publice 2024, măsurile de gestiune a riscurilor identificate în Registrul Riscurilor s-au materializat după cum urmează:

- stabilirea responsabililor de achiziție - în funcție de expertiza persoanei responsabile și complexitatea procedurii;
- planificarea datelor de începere și finalizare a procedurilor de achiziție publică - raportat la capacitatea profesională internă și externă disponibilă și la asigurarea necesarului de produse/servicii/lucrări la termenele comunicate de structurile beneficiare ale achiziției;
- instruirea, perfecționarea personalului
- îmbunătățirea instrumentelor de lucru și a fiselor de post
- adoptarea de proceduri operaționale și adoptarea de masuri pentru aplicarea corespunzătoare a acestora

Măsurile de gestiune a riscurilor identificate în Registrul Riscurilor sunt, de asemenea, planificate a fi reflectate în alte documente asociate achizițiilor, respectiv în strategia de contractare aferentă fiecărei achiziții de produse/servicii/lucrări cuprinsă în PAAP 2021 cu valoare estimată mai mare decât pragurile prevăzute la art. 7, alin. 5) din Legea nr. 98/2016.

7. Modalitatea de realizare a achizițiilor publice și excepții

Achizițiile de produse, servicii și lucrări a căror valoare estimata este mai mare decât pragurile prevăzute la art. 7 alin. 5) din Legea nr. 98/2016, respectiv licitație deschisa și procedura simplificata, (fiind identificate ca principalele proceduri), urmează a fi derulate în proporție de 100% online prin SEAP.

În măsura în care, în anul 2024, pentru realizarea achizițiilor publice vor fi utilizate proceduri de atribuire reglementate de art. 68 din Legea nr. 98/2016, altele decât licitație deschisa și procedura simplificata, acestea se vor derula, de asemenea online prin SEAP, cu excepția procedurilor a căror derulare se poate organiza offline, conform prevederilor legale aplicabile in materia achizițiilor publice.

Achizițiile directe de produse, servicii și lucrări, a căror valoare estimata este mai mica decât pragurile prevăzute la art. 7 alin. 5) din Legea nr. 98/2016, vor fi derulate cu respectarea art. 43-46 din H.G. nr. 395/ 2016, in proporție de minim 80% prin mijloace electronice, din catalogul SEAP.

Achizițiile publice de servicii sociale și specifice din Anexa 2 pentru care se pot aplica norme proprii interne, se pot derula și offline.

Prin excepție de la art. 12 alin. 1 din H.G. 395/2016, în cazul în care Comuna Secuieni va implementa în cursul anului 2024 proiecte finanțate din fonduri nerambursabile și/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, are obligația de a elabora distinct pentru fiecare proiect în parte un program al achizițiilor publice aferent proiectului respectiv, cu respectarea procedurilor de elaborare cuprinse în legislația achizițiilor publice, a procedurilor interne.
Având în vedere dispozițiile legale, cu referire la exceptările de la legislația achizițiilor publice a achizițiilor de produse, servicii si/sau lucrări care nu se supun regulilor legale, Comuna Secuieni va proceda la achiziția de produse, servicii și/ sau lucrări exceptate, pe baza propriilor proceduri interne de atribuire cu respectarea principiilor care stau la baza atribuirii contractelor de achiziție publică respectiv nediscriminarea, tratamentul egal, recunoașterea reciprocă, transparența, proporționalitatea, asumarea răspunderii.
La elaborarea procedurilor interne proprii, se va ține cont în mod obligatoriu și de luarea tuturor măsurilor necesare pentru a evita apariția unor situații de natură să determine existenta unui conflict de interese și/sau împiedicarea, restrângerea sau denaturarea concurenței.
In cazul în care constată apariția unei astfel de situații Comuna Secuieni are obligația de a elimina efectele rezultate dintr-o astfel de împrejurare, adoptând, potrivit competențelor, după caz măsuri corective de modificare, încetare, revocare sau anulare ale actelor care au afectai aplicarea corectă a procedurii de atribuire sau ale activităților care au legătură eu acestea.

8. Programul anual al achizițiilor publice (PAAP) – 2024

8.1. Programul anual al achizițiilor publice pe anul 2024, este componenta a SAAP și se elaborează pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele interne ale instituției și cuprinde totalitatea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru pe care Comuna Secuieni intenționează să le atribuie în decursul anului 2024.

8.2. Programului anual al achizițiilor publice pentru anul 2024 a fost realizat cu respectarea prevederilor art. 12 -15 din H.G. nr. 395/2016 precum și a Ordinului ANAP 281/2016.

Prin excepție de la art. 12 alin. (1), conform art. 13 din H.G. 395/2016 pentru proiectele finanțate din fonduri nerambursabile Comuna Secuienielaborează distinct pentru fiecare proiect in parte un Program al Achizițiilor Publice, cu respectarea procedurilor de elaborare cuprinse in legislația achizițiilor publice, a procedurilor prevăzute in prezenta Strategie.

Programul Anual al Achizițiilor Publice 2024 și Anexa Achizițiilor directe sunt prezentate in Anexa la prezenta strategie, acestea urmând sa se actualizeze ori de cate ori este necesar.

Programul anual al achizițiilor publice pentru anul 2024 Comunei Secuieni, cuprinde cel puțin informații referitoare la:

a) obiectul contractului de achiziție publică/ acordului-cadru care au la baza
b) codul vocabularului comun al achizițiilor publice (CPV);
c) valoarea estimată a contractului/ acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat al derulării unui proces de achiziție, exprimată în lei, fără TVA;
d) sursa de finanțare:
e) procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziție;
f) data estimată pentru inițierea procedurii:
g) data estimată pentru atribuirea contractului;
h) modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv on line sau off line.

9. Prevederi finale și tranzitorii

9.1. Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor, va tine evidența achizițiilor directe de produse, servicii și lucrări, precum și a tuturor achizițiilor de produse, servicii și lucrări, ca parte a Strategiei anuale de achiziții publice, și va duce la îndeplinire obiectivele și sarcinile stabilite prin prezenta Strategie anuală de achiziții publice a UAT COMUNA SECUIENI.
9.2. Prezenta Strategie anuală de achiziții publice pe anul 2021, după aprobare, urmează a fi publicată pe pagina de Internet www.primariasecuieni.ro

Compartiment Achiziții publice

Anexa nr.2 la HCL nr.87 din 19.12.2022

                                                                                                                                                                                                                                          APROBAT,                                                                                                                                                                                                                                                               PRIMAR,                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

PROGRAMUL ANUAL AL ACHIZIŢIILOR PUBLICE 

pentru anul 2024

                      AVIZAT,                                                                                                                                                                 ÎNTOCMIT,

 Compartiment financiar contabil                                                                                                  Compartiment achiziții publice