Subsemnata Mihaela OVREUȚĂ, responsabil al al Compartimentului Achiziții Publice, Investiții din cadrul Primăriei comunei Snagov, prezint analiza privind necesitatea achiziției de servicii de retro-digitizare arhivă, adică trecerea din format fizic / letric, în format digital. 

1. Situația actuală: 

Primăria Snagov deține, la acest moment, o arhivă fizică extinsă, constituită din documente administrative, acte normative, registraturi, dosare și evidențe care acoperă ultimele decenii de activitate instituțională.

Arhiva fizică însumează peste 350 metri liniari, depozitați în spații dedicate, cu acces limitat și dificultate crescută pentru consultare.

Documentele sunt preponderent pe suport hârtie, multe dintre ele fiind:

• fragile sau deteriorate fizic,
• dificil de localizat rapid,
• voluminoase,
• greu accesibile personalului instituției,
• imposibil de consultat simultan de mai mulți utilizatori,
• incompatibile cu fluxurile digitale moderne.

2. Argumentul economico - financiar pentru achiziția serviciilor de arhivare și retro-digitizare

Lipsa unei arhive digitale generează următoarele probleme:

▪ Timp foarte mare de regăsire a documentelor

Identificarea documentelor relevante poate dura ore sau zile, din cauza volumului ridicat și a lipsei unui sistem digital de indexare.

▪ Risc de deteriorare sau pierdere

Documentele vechi sau fragile sunt expuse degradării naturale, manipulării frecvente, umidității și altor factori de risc.

▪ Ineficiență administrativă

Fluxurile de lucru interne sunt încetinite, iar eliberarea de documente publice pentru cetățeni se realizează cu dificultate.

▪ Spațiu fizic insuficient

Arhiva ocupă peste 100 ml, în diferite spații, în funcție de compartimente, spații care devin insuficiente pentru gestionarea documentelor noi.

▪ Lipsa accesului digital

În prezent, există o platformă digitală care permite:

• consultarea arhivei,
• distribuirea informațiilor între compartimente,
• încărcarea meta datelor,
• gestiunea electronică a registrelor,

dar doar începând cu anul 2023, fondul arhivistic fizic fiind necesar a fi integrat electronic, astfel încât datele să poată fi accesate rapid, si sa permită crearea dosarului electronic al cetățeanului, cu fond istoric pentru fiecare ROL în parte.

3. Necesitatea achiziției serviciilor de retro-digitizare

Retro-digitizarea arhivei este o condiție absolut necesară în procesul de digitalizare a serviciilor publice, deoarece:

• Permite transformarea documentelor fizice în documente digitale (PDF/A), compatibile cu arhive electronice.
• Facilitează introducerea meta datelor (3–5 per document), necesare căutării rapide.
• Asigură OCR (recunoaștere optică a caracterelor), esențial pentru căutarea textului integral.
• Reduce riscul de pierdere/deteriorare a arhivei fizice.
• Optimizează activitatea administrației și scade timpul de răspuns către cetățean.
• Permite integrarea în viitoarele platforme digitale, în special în proiectul depus pe Intervenția L807.
• Este o cerință tehnică pentru funcționarea registrelor electronice (e-registratură, DMS, arhivă electronică etc.).

4. Argumente în favoarea achiziției

1. Conformitate cu obiectivele Intervenției L807 LEADER
    Digitalizarea arhivei este una dintre acțiunile eligibile și prioritare.
2. Creșterea eficienței administrative

Personalul poate regăsi instant documentele necesare, în format electronic.

1. Îmbunătățirea calității serviciilor oferite cetățenilor
    Termene mai scurte de răspuns, transparență crescută și acces mai bun la informații.
2. Pregătirea instituției pentru transformare digitală
    O arhivă digitală este baza pentru implementarea:
   • e-Guvernare,
   • e-Registratură,
   • sistemelor de management al fluxurilor documentare.

5. Eliberarea spațiului fizic din arhivă

După digitizare, documentele vor fi accesate digital, reducând presiunea pe spațiile fizice.

5. Concluzii și propunere

Având în vedere:

• volumul ridicat al arhivei fizice (peste 100 ml),
• dificultatea gestionării documentelor fizice,
• necesitatea modernizării și digitalizării administrației publice locale,
• conformitatea cu obiectivele Intervenției L807 din cadrul GAL Vlăsia Ilfov Nord-Est,
• necesitatea integrării documentelor într-o arhivă electronică cu OCR și metadate,

Se propune achiziționarea serviciilor de retro-digitizare care să includă:

• scanare documente,
• procesare imagini,
• OCR,
• indexare cu 3–5 metadate,
• generare PDF/PDF-A,
• livrare pe suport digital,
• pregătire arhivă pentru integrare în sistemele electronice ale UAT Snagov.

Solicităm aprobarea demarării procedurii de achiziție a acestor servicii, în vederea includerii în proiectul ce urmează a fi depus pe linia de finanțare L807 – Digitalizare servicii publice, respectiv obținerea unei finanțări de aproximativ 550.000 lei (fără TVA), în vederea retro-digitizării unui volum de aproximativ 80 ml din arhiva fizică existentă.

Întocmit,

Consilier achiziții publice, investiții