Referat de aprobare

a proiectului de hotărâre pentru modificarea și completarea

Regulamentul de Organizare și Funcționare a Consiliului Local al Comunei Tarcău 

(ROF CL Tarcău), aprobat prin Hotărâreea nr. 81 din 21.10.2020, 

cu modificările și completările aduse prin Hotărârea nr.7 din 12 februarie 2024

     Hotărâreea nr. 81 din 21.10.2020 pentru aprobarea Regulamentului de Organizare și Funcționare a Consiliului Local al Comunei Tarcău (ROF CL Tarcău), care ulterior a fost modificată și completată prin Hotărâreea nr. 81 din 21.10.2020 cuprinde unele dispoziții la participarea on-line a consilierilor locali la ședințele comisiilor de specialitate și ședințele consiliului local.

Baza legală de includere a acestor dispoziții în ROF este dată de:

1. art. 134 din Codul administrativ, ca urmare a modificărilor acestuia prin OUG 61/30.04.2020, din perioada pandemiei de COVID-19, coroborat cu art. 137, care menționează expres faptul că sunt prezenți a ședință şi consilierii locali care participă prin utilizarea oricăror mijloace electronice;
2. art. 23 - art. 28 din Ordinul nr. 25/2021 pentru aprobarea modelului orientativ al statutului unității administrativ-teritoriale, precum şi a modelului orientativ al regulamentului de organizare şi funcționare a consiliului local, cu modificările și completările ulterioare.

De la început se poate observa că modalitatea de organizare și desfășurare a ședințelor consiliului local în sistem on-line este destul de sumară fiind expusă în actele normative sub forma:

”(1) Şedinţele consiliului local sunt publice. Acestea se pot desfăşura cu participarea fizică a consilierilor sau în sistem on-line, prin utilizarea oricăror mijloace electronice, comunicate în documentul de convocare prevăzut la art. 23 alin. (5).” (extras  din Ordinul 25/2021).

Drept urmare a solicitat inteligenței artificiale ( că tot este la modă) să definească participarea on-line a unui consilier la o ședință a consiliului local și am primit următorul răspuns (AI oferit de Google):

”Participarea on-line la ședințe reprezintă prezența și interacțiunea membrilor unui organ colegial sau a publicului prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță. Această modalitate asigură desfășurarea legală a întâlnirilor fără necesitatea prezenței fizice în același spațiu. 

Aspecte cheie ale definiției:

• Mijloace tehnice: Se realizează prin platforme de videoconferință sau alte tehnologii care permit transmisia simultană de voce și imagine (ex: Zoom, Skype, platforme dedicate).
• Validitate juridică (Cvorum): Conectarea on-line este echivalentă cu prezența fizică pentru stabilirea cvorumului de ședință.
• Interactivitate: Participarea presupune posibilitatea de a urmări dezbaterile, de a lua cuvântul și de a exercita dreptul de vot în timp real.
• Documentare: Toate acțiunile (prezența, opiniile, votul) sunt consemnate în procesul-verbal al ședinței, la fel ca în cazul formatului fizic. 

Contexte de aplicare în România:

1. Administrație Publică: 

Codul Administrativ și Ordinul 25/2021 reglementează participarea la ședințele consiliilor locale sau județene.

1. Sectorul Privat: 

Legea permite participarea on-line la Adunările Generale ale Acționarilor (AGA), facilitând implicarea asociaților de la distanță.

1. Transparență Decizională: 

Legea 52/2003 permite cetățenilor să asiste și să participe la ședințele publice ale autorităților prin platforme digitale.

Asigurarea Cvorumului

Pentru ca ședința desfășurată prin mijloace electronice să fie legală, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

• Prezența majorității: Ședința este statutară dacă participă (sunt conectați) majoritatea consilierilor locali în funcție.
• Identificare vizuală și audio: Secretarul general al unității administrativ-teritoriale verifică prezența la începutul ședinței, asigurându-se că fiecare consilier conectat la distanță poate fi identificat și poate interacționa în timp real.
• Menținerea conexiunii: Consilierul este considerat prezent doar dacă rămâne conectat pe parcursul dezbaterilor și votului. Pierderea conexiunii poate duce la pierderea cvorumului dacă numărul celor rămași scade sub limita legală. 

Procedura de Vot On-line

Votul se desfășoară, de regulă, prin modalități care să asigure claritatea opțiunii exprimate:

• Vot deschis (prin apel nominal): Președintele de ședință sau secretarul solicită fiecărui consilier să își exprime verbal opțiunea ("Pentru", "Împotrivă" sau "Abținere"), iar aceasta este consemnată în procesul-verbal.
• Mijloace electronice dedicate: Unele consilii folosesc platforme care permit votul prin apăsarea unui buton digital (similar sistemelor de vot electronic din plen), rezultatul fiind generat automat și afișat pe ecran.
• Votul secret: În cazul ședințelor on-line, acesta este mai complex și necesită soluții tehnice care să garanteze anonimatul (de exemplu, formulare securizate sau module de vot criptate în cadrul platformei de videoconferință), conform procedurilor stabilite în regulamentul local. 

Rolul Secretarului General

Conform Ordinului 25/2021, secretarul general are obligația de a:

• Certifica validitatea voturilor exprimate la distanță.
• Consemna în procesul-verbal modalitatea tehnică prin care s-a realizat participarea.
• Asigura arhiva electronică a înregistrării ședinței (care servește drept probă pentru cvorum și vot).” 

Întreprinderea acestui demers a fost generată de modul de organizare și desfășurare a ședințelor Consiliului local al comunei Tarcău, ședințe în cadrul cărora se pot lua decizii care privesc comunitatea prin transmiterea unui SMS, mesaj de aprobare/neaprobare transmis de către un utilizator care nu poate fi identificat cu certitudine, putând fi comunicat de către orice persoană căreia i s-a încredințat telefonul mobil respectiv, fără ca o persoană să fi participat efectiv la discuțiile și dezbaterile de consiliu local, fără a fi luat la cunoștință de eventuale modificări și de conținutul efectiv al acestora, după cum am sesizat în cadrul ședințelor desfășurate până acum, practic de o persoană ABSENTĂ de la lucrările ședințelor de consiliu local. Un exemplu hilar în una din ultimele ședințe a fost cea a transmiterii unui SMS înainte de a fi supus spre aprobare proiectul de hotărâre de către președintele de ședință.

Plecând de la definiția dată de inteligența artificială (care poate fi contestată de către unii), de la faptul că exprimarea votului prin utilizarea mijloace electronice nu este sinonimă cu transmiterea unui SMS, fiind de fapt vorba de dispozitive și echipamente electronice specifice care să permită exercitarea votului în mod electronic (cum există la autorități/instituții publice de la nivel central și/sau județean), consider că menținerea posibilității exercitării votului doar prin transmiterea unui SMS este în contextul de mai sus expus nelegală și, drept urmare, propun consiliului local modificarea și completarea Regulamentului de Organizare și Funcționare a Consiliului Local al Comunei Tarcău (ROF CL Tarcău), potrivit proiectului de hotărâre atașat prezentului referat de aprobare, care în esență prevede:

1. definirea modului de desfășurare a ședințelor consiliului local; fizic, on-line și hibrid;

2. definirea participării on-line la ședințe ca fiind prezența și interacțiunea audio și video simultană prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță;

3. eliminarea votului exprimat prin SMS.

Inițiatori,

Consilieri locali:    

Amihăilesei Aurora      ___________________________

Bucur Ioan                  ___________________________

Chelariu Andrei           ___________________________

Daraban Dănuț             ___________________________

Farcase Natalin            ___________________________

Huțu Gheorghe            ___________________________

Nica Petru Alexandru   ___________________________

Zugravu Petru              ___________________________

Data: ________________