REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE A UNITĂȚII MANAGEMENT A PROIECTULUI „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy), finanțat în cadrul programului „Erasmus+”
SECŢIUNEA I. DISPOZIŢII GENERALE
- PREAMBUL
Art.1 Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy), finanțat în cadrul programului „Erasmus+” se înfiinţează prin Hotărâre de Consiliu Local, ca structură fără personalitate juridică, începând cu prima zi de implementare a proiectului, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, pe toată durata de implementare a proiectului, inclusiv perioada de depunere a raportării finale.
Art.2 Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy), își desfăşoară activitatea pe baza prezentului Regulament, a Contractului de Finanţare şi a prevederilor legale care îl guvernează, cadrului legal în vigoare aplicabil Administraţiei Publice Locale.
Art.3 Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy) reprezintă Municipiul Alba Iulia în relaţie cu Autoritatea Finanţatoare, cu celelalte instituţii ale Administraţiei Publice Locale, alte instituţii publice naţionale şi internaţionale, persoane fizice sau juridice care desfăşoară activități în cadrul proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy).
Art. 4 Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy), funcţionează în sediul din Alba Iulia, Calea Moților nr. 5A., jud. Alba, România, ca structură fără personalitate juridică, în cadrul Compoartimentului Relații Internaționale, Parteneriate și Inovare urbană.
2. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ
Art.5 Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy), este subordonată Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia și este formată din:
1 Manager proiect
1 Expert comunicare
Art.6 Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy) este formată din personal public și contractual din Aparatul de specialitate al Primarului Municipiului Alba Iulia și din personal extern, fiind numiți prin Dispoziția Primarului, angajați pe perioadă determinată. Selectarea în vederea nominalizării acestora se face pe baza competențelor profesionale de specialitate și implicării acestora încă din etapele de identificare și formulare a proiectului de finanțare, conform procedurilor finanțatorului și procedurilor interne de ocupare a posturilor atât cu personal propriu cât și în afara organigramei, după caz.
Art.7 Competența de a aproba, modifica sau completa structura organizatorică a Unității de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy), aparține Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia.
SECȚIUNEA II. ATRIBUȚII, RESPONSABILITĂȚI, AUTORITATE
Art.8 Obiectul de activitate al Unităţii de Management a Proiectului îl constituie implementarea/monitorizarea/supervizarea activităților proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy), respectând prevederile Contractului de Finanţare, ale normelor legale aplicabile, precum şi instrucţiunile de implementare puse la dispoziţia Municipiului Alba Iulia de către Autoritatea Finanţatoare – Uniunea Europeană prin programul european „Erasmus+”.
Art.9 Atribuțiile persoanelor din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt:
- implementarea proiectului;
monitorizarea/supervizarea documentației de finanțare pe baza obiectivelor, activităților, rezultatelor și indicatorilor prevăzuți în aplicația de finanțare;
monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare;
persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Cererea de finanţare aprobată;
Persoanele din echipa de proiect vor luat parte la toate activitățile din proiect și vor participa la întocmirea documentațiilor, a livrabilelor pe pachete de lucru, la sedințele de lucru atât online, cât și fizic și vor lua parte la redactarea raportărilor intermediare și finale.
persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare;
în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării;
persoanele din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către Coordonatorul Proiectului și către Organismele de verificare și responsabilii programului CERV;
persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către Comisia Europeană, Autoritatea de Audit, sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul asupra modului de implementare a proiectului finanțat din fonduri europene;
persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor;
se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului;
respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în cererea de finanțare şi legislația aferentă referitoare la asigurarea conformității cu politicile Uniunii Europene şi naționale, în special cele privind achizițiile publice, egalitatea de șanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea;
respectarea prevederilor legislației naționale in domeniul achizițiilor publice, respectiv legea 98/2016, privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările si completările ulterioare;
persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcția Cheltuieli în vederea asigurării unei evidențe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect;
persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea efectuării plăților aferente proiectului;
persoanele cu atribuții specifice din Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy) sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformității produselor de informare și publicitate cu cerințele de identitate vizuală ale Autorităţii Finanţatoare.
Art.10 Responsabilitățile personalului din Unităţii de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy) sunt următoarele:
răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum și secretul datelor și al informațiilor cu caracter confidențial deținute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuțiilor de serviciu;
răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios a îndatoririlor de serviciu; se abține de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției;
răspunde de realizarea la timp și întocmai a atribuțiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate și dispuse expres de către conducerea instituției și de raportarea asupra modului de realizare a acestora;
răspunde potrivit dispozițiilor legale, de corectitudinea și exactitatea datelor, informațiilor, măsurilor și sancțiunilor stipulate în documentele întocmite.
Participă la toate activitățile din proiect, la realizarea livrabilelor, documentelor, a raportărilor, la realizarea reprezentării în mediul online și fizic în cadrul ședințelor și întâlnirilor de proiect.
Art.11 Autoritatea personalului din structura Unitatea de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy):
Reprezintă și angajează instituția numai în limitele atribuțiilor de serviciu și a mandatului care i s-a încredințat de către conducerea acesteia;
Propune documente tipizate și proceduri de uz intern pentru activitatea structurii;
Semnalează conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia.
SECTIUNEA III – PERSONALUL
Art. 12 Dispoziții pentru personal:
- atribuțiile personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy)sunt specificate în fișa individuala a postului;
retribuirea personalului din cadrul Unității de Management a Proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy) se va face potrivit bugetului de proiect, aprobat.
DISPOZIŢII FINALE
Art. 13 Prezentul regulament intră în vigoare după aprobarea lui prin Hotărâre de Consiliu Local, începând cu prima zi de implementare a proiectului, în conformitate cu prevederile contractului de finanţare şi îşi încetează valabilitatea odată cu aprobarea raportului final pentru implementarea proiectului „BIM digital competencies to evaluate and improve the energy efficiency of European buildings. A digital way towards positive energy districts” (acronim BIM4Energy).
Alba Iulia, 30 octombrie 2023
Președintele ședinței, Contrasemnează,
Consilier Secretar general
Bucureștean Narcisa Ioana Jeler Marcel