REGULAMENT DE ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE

A UNITĂȚII DE MANAGEMENT A PROIECTULUI

„EFICIENTIZARE ENERGETICĂ ÎN CLĂDIRILE ADMINISTRATIVE DIN COMPLEXUL STADIONULUI VICTORIA-CETATE ALBA IULIA”

Cod SMIS 319049

SECȚIUNEA I. DISPOZIȚII GENERALE

1. Preambul

Art. 1. Unitatea de Management a Proiectului „Eficientizare energetică în clădirile administrative din complexul Stadionului Victoria-Cetate Alba Iulia”, cod SMIS 319049, denumită în continuare UMP, se înființează prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia, ca structură funcțională fără personalitate juridică, organizată la nivelul Clubului Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia, în calitate de beneficiar al finanțării.

Art. 2. UMP își desfășoară activitatea pe baza prezentului regulament, a Contractului de finanțare nr. 635/26.02.2026, a Cererii de finanțare aprobate, a Ghidului solicitantului aplicabil apelului PRC/41/PRC_P3/OP2/RSO2.1/PRC_A24, precum și a legislației naționale și europene incidente.

Art. 3. UMP are rolul de a asigura coordonarea internă, monitorizarea, verificarea și asumarea instituțională a activităților aferente proiectului, în relația cu Autoritatea de Management pentru Programul Regiunea Centru, cu prestatorii implicați în proiect și cu celelalte instituții sau entități care participă la implementarea investiției.

Art. 4. UMP funcționează la sediul Clubului Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia, Municipiul Alba Iulia, Str. Septimius Severus, nr. 38A, județul Alba, cu program de lucru adaptat necesităților proiectului și termenelor stabilite prin Contractul de finanțare, instrucțiunile AM PR Centru și solicitările punctuale ale finanțatorului.

Art. 5. Durata de funcționare a UMP acoperă perioada de implementare a proiectului și, după caz, perioada necesară finalizării operațiunilor administrative de închidere, raportare, verificare, arhivare și răspuns la solicitările finanțatorului sau ale organismelor cu atribuții de verificare/control.

2. Principii de funcționare

Art. 6. Activitatea UMP se desfășoară cu respectarea următoarelor principii: legalitate, responsabilitate, trasabilitate, separarea atribuțiilor, evitarea conflictelor de interese, eficiență administrativă, protejarea intereselor beneficiarului și respectarea condițiilor contractului de finanțare.

Art. 7. Întrucât serviciile de consultanță în management/implementare și serviciile de consultanță în achiziții sunt externalizate, UMP are rol de coordonare, verificare și asumare la nivelul beneficiarului, iar prestatorii de servicii au rol de sprijin tehnic, administrativ și operațional, în limitele contractelor de servicii încheiate.

Art. 8. Externalizarea unor servicii de consultanță nu transferă responsabilitatea beneficiarului privind implementarea proiectului, respectarea termenelor, corectitudinea documentelor, legalitatea achizițiilor, realitatea cheltuielilor și atingerea indicatorilor asumați prin Cererea de finanțare și Contractul de finanțare.

SECȚIUNEA II. STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

Art. 9. UMP este coordonată de reprezentantul legal al Clubului Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia sau de persoana desemnată prin act administrativ intern, cu respectarea competențelor legale și a documentelor proiectului.

Art. 10. Structura UMP este stabilită în corelare cu metodologia de implementare prevăzută în Cererea de finanțare aprobată, potrivit căreia implementarea proiectului se realizează prin personalul actual al Clubului Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia și prin experți care prestează servicii prin intermediul subcontractărilor.

Art. 11. Din perspectiva beneficiarului, UMP va include cel puțin următoarele responsabilități interne:

• 1 Manager de proiect
• 1 Asistent manager proiect
• 1 Responsabil financiar, 
• 1 Expert achiziții,

-     1 Responsabil Cereri de rambursare 

-     1 Responsabili progres tehnic 

-     1 Responsabil resurse umane

-     3 Personal administrativ  

Art. 12. În funcție de necesitățile proiectului, prin act administrativ intern al reprezentantului legal pot fi desemnate persoane pentru îndeplinirea unor sarcini specifice privind MySMIS2021, monitorizarea indicatorilor, comunicarea cu AM PR Centru, pregătirea documentelor justificative sau relația cu compartimentele de specialitate ale Municipiului Alba Iulia.

Art. 13. În completarea personalului intern al beneficiarului, proiectul beneficiază de sprijinul prestatorilor contractați pentru consultanță în management/implementare și consultanță în achiziții. Acești prestatori nu fac parte din structura decizională a beneficiarului și nu pot aproba, semna, recepționa sau asuma documente în numele Clubului, cu excepția documentelor proprii prevăzute în contractele lor de servicii.

Art. 14. Componența nominală a UMP, înlocuirea membrilor, actualizarea atribuțiilor și circuitul intern al documentelor se stabilesc prin decizie/dispoziție internă a reprezentantului legal al Clubului Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia, fără a fi necesară modificarea prezentului regulament, cu condiția menținerii principiilor și responsabilităților aprobate prin acesta.

SECȚIUNEA III. ATRIBUȚII, RESPONSABILITĂȚI ȘI AUTORITATE

Art. 15. Obiectul de activitate al UMP îl constituie coordonarea și monitorizarea implementării proiectului „Eficientizare energetică în clădirile administrative din complexul Stadionului Victoria-Cetate Alba Iulia”, cod SMIS 319049, în conformitate cu Contractul de finanțare, Cererea de finanțare aprobată, anexele contractului și instrucțiunile finanțatorului. 

Art. 16. Atribuțiile generale ale UMP sunt următoarele:

Atribuțiile persoanelor din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt:

• implementarea proiectului; 
• monitorizarea/supervizarea documentației de finanțare pe baza obiectivelor, activităților, rezultatelor și indicatorilor prevăzuți în aplicația de finanțare; 
• monitorizarea/supervizarea contractelor aferente proiectului întocmite conform reglementărilor în vigoare; 
• persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor asigura implementarea Proiectului în conformitate cu cele asumate prin Propunerea de proiect aprobată; 
• persoanele din Unitatea de Management a Proiectului vor implementa Proiectul cu maximum de profesionalism, eficienţă şi vigilenţă în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat şi în concordanţă cu prevederile Contractului de finanţare; 
• în cazul în care rapoartele de progres înaintate nu sunt complete sau necesită modificări, persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia de a face completările şi modificările solicitate şi de a retransmite rapoartele de progres în termenul solicitat, de la primirea înştiinţării; 
• persoanele din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de efectuarea raportărilor către Operatorul de program;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   
• persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să furnizeze orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către OP, UNC, AP, AA, BCE sau  de o entitate autorizată sa acționeze în numele lor asupra modului de implementare a proiectului cofinanţate din fonduri elvețiene; 
• persoanele din Unitatea de Management a Proiectului au obligaţia să asigure toate condiţiile pentru efectuarea verificărilor, punând la dispoziţie, la cerere şi în termen, documentele solicitate; să fie disponibile şi prezente, pe întreaga durată a verificărilor. 
• se angajează să acorde dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează sau a fost implementat Proiectul, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a Proiectului; 
• respectarea prevederilor aplicabile cuprinse în Propunerea de proiect şi legislaţia aferentă referitoare la asigurarea conformităţii cu politicile Uniunii Europene şi naţionale, în special cele privind achiziţiile publice, egalitatea de şanse, dezvoltarea durabilă, informarea şi publicitatea;
• respectarea prevederilor legislaţiei naţionale în domeniul achiziţiilor publice, respectiv Legea nr. 98/2016 din 19 mai 2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare; 
• persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea asigurării unei evidenţe contabile distincte, folosind conturi analitice distincte pentru Proiect; 
• persoanele din Unitatea de Management a Proiectului colaborează cu Direcţia Cheltuieli în vederea efectuării plăţilor aferente proiectului; 
• persoanele cu atribuții specifice din Unitatea de Management a Proiectului sunt responsabile de gestionarea activităţii şi conformității produselor de informare și publicitate cu cerințele de identitate vizuală ale Operatorului de Program, prevăzute în Manualul de informare și comunicare.

Art. 17. Responsabilitățile personalului din Unităţii de Management a Proiectului sunt următoarele:

• răspunde de păstrarea secretului de serviciu, precum și secretul datelor și al informațiilor cu caracter confidențial deținute sau la care are acces ca urmare a exercitării atribuțiilor de serviciu;
• răspunde de îndeplinirea cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios a îndatoririlor de serviciu; se abține de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției;
• răspunde de realizarea la timp și întocmai a atribuțiilor ce-i revin potrivit legii, programelor aprobate și dispuse expres de către conducerea instituției și de raportarea asupra modului de realizare a acestora;
• răspunde potrivit dispozițiilor legale, de corectitudinea și exactitatea datelor, informațiilor, măsurilor și sancțiunilor stipulate în documentele întocmite.

Art. 18. Autoritatea personalului din structura Unitatea de Management a Proiectului:

• Reprezintă și angajează instituția numai în limitele atribuțiilor de serviciu și a mandatului care i s-a încredințat de către conducerea acesteia;
• Propune documente tipizate și proceduri de uz intern pentru activitatea structurii;
• Semnalează conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia.

SECȚIUNEA IV. PERSONALUL .SEPARAREA ATRIBUȚIILOR ȘI EVITAREA CONFLICTELOR DE INTERESE

Art. 19 Atribuțiile personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului sunt specificate în fişa individuala a postului; retribuirea personalului din cadrul Unităţii de Management a Proiectului se va face potrivit bugetului de proiect si din bugetul local.

Art. 20. Fiecare persoană implicată în UMP răspunde pentru corectitudinea, exactitatea și completitudinea documentelor întocmite, verificate sau asumate în limitele atribuțiilor sale, potrivit fișei postului, deciziei/dispoziției interne, contractului de servicii și prevederilor legale aplicabile.

Art. 21. Persoanele din UMP au obligația de a furniza, la solicitarea AM PR Centru, a Autorității de Audit, a Comisiei Europene sau a altor organisme abilitate, informații de natură tehnică, financiară, administrativă sau documentară privind implementarea proiectului și de a asigura accesul la documentele proiectului, în condițiile legii.

Art. 22. Pentru evitarea conflictelor de interese, atribuțiile de elaborare/sprijin, verificare, aprobare, recepție și plată se delimitează în mod clar între personalul intern al beneficiarului și prestatorii contractați.

Art. 23. Prestatorii de servicii de consultanță în management/implementare nu pot verifica, recepționa sau aproba propriile servicii. Recepția serviciilor acestora se realizează de către persoanele desemnate din cadrul beneficiarului, pe baza documentelor justificative și a prevederilor contractului de servicii.

Art. 24. Prestatorii de servicii de consultanță în achiziții nu pot participa, în calitate de operator economic/ofertant, subcontractant, terț susținător sau entitate afiliată, la procedurile pentru care au acordat sprijin în elaborarea documentației sau în pregătirea dosarului de achiziție, dacă o asemenea participare ar genera un conflict de interese sau un avantaj competitiv nejustificat.

Art. 25. Membrii UMP, persoanele implicate în achiziții și prestatorii contractați au obligația de a declara orice situație reală, potențială sau aparentă de conflict de interese, imediat ce iau cunoștință de aceasta, și de a se abține de la orice activitate care ar putea afecta imparțialitatea, transparența sau legalitatea implementării proiectului.

Art. 26. În cazul identificării unei situații de conflict de interese, reprezentantul legal al Clubului dispune măsurile necesare pentru eliminarea sau limitarea efectelor acesteia, inclusiv înlocuirea persoanei implicate, refacerea documentelor afectate, solicitarea unui punct de vedere de la finanțator sau aplicarea prevederilor contractuale/legale incidente.

SECȚIUNEA V. CIRCUITUL DOCUMENTELOR, RAPORTARE ȘI ARHIVARE

Art. 27. Circuitul documentelor aferente proiectului se stabilește prin procedură internă sau prin decizie/dispoziție a reprezentantului legal, cu respectarea principiului trasabilității și a separării atribuțiilor.

Art. 28. Documentele elaborate cu sprijinul consultanților se transmit către UMP pentru verificare, completare, validare internă și, după caz, semnare/asumare de către reprezentantul legal sau persoanele împuternicite ale beneficiarului.

Art. 29. Rapoartele de progres, cererile de plată/rambursare, răspunsurile la clarificări și alte documente transmise către AM PR Centru se verifică intern înainte de transmitere, pentru asigurarea corelării cu documentele justificative, contractele proiectului, bugetul aprobat, indicatorii și stadiul real de implementare.

Art. 30. UMP asigură păstrarea documentelor aferente proiectului, inclusiv documente tehnice, contractuale, financiare, administrative, de achiziții, raportare, verificare, comunicare și vizibilitate, în conformitate cu prevederile Contractului de finanțare, ale legislației aplicabile și ale instrucțiunilor finanțatorului.

Art. 31. Orice document care angajează beneficiarul în raport cu finanțatorul, cu prestatorii, cu executanții sau cu alte autorități se semnează numai de reprezentantul legal ori de persoanele împuternicite conform legii și actelor interne ale Clubului.

SECȚIUNEA VI. DISPOZIȚII PRIVIND PERSONALUL ȘI COLABORAREA CU PRESTATORII

Art. 32. Atribuțiile persoanelor desemnate în UMP se detaliază prin fișa postului, decizie/dispoziție internă, notă de sarcini sau alt document intern aplicabil, în funcție de statutul persoanei și de rolul exercitat în proiect.

Art. 33. Atribuțiile prestatorilor contractați se exercită exclusiv în limitele contractelor de servicii încheiate, ale caietelor de sarcini/ofertelor asumate și ale instrucțiunilor transmise de beneficiar.

Art. 34. Colaborarea dintre UMP și prestatori se realizează pe bază de solicitări, documente, livrabile, procese-verbale, corespondență electronică, ședințe de lucru și alte mijloace care permit verificarea și demonstrarea activităților desfășurate.

Art. 35. Persoanele implicate în proiect au obligația de a păstra confidențialitatea informațiilor la care au acces, de a proteja datele cu caracter personal și de a utiliza documentele proiectului exclusiv pentru îndeplinirea atribuțiilor aferente implementării.

SECȚIUNEA VII. DISPOZIȚII FINALE

Art. 36. Prezentul regulament intră în vigoare la data aprobării prin hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Alba Iulia.

Art. 37. Prezentul regulament se completează cu prevederile Contractului de finanțare, ale Cererii de finanțare aprobate, ale Ghidului solicitantului, ale legislației naționale și europene aplicabile și ale instrucțiunilor emise de finanțator.

Art. 38. Orice modificare a prezentului regulament se aprobă prin hotărâre a Consiliului Local, cu excepția desemnărilor nominale, a repartizării sarcinilor interne și a actualizărilor operaționale care pot fi realizate prin act administrativ intern, în măsura în care nu contravin prezentului regulament.

  Președinte de sedință,                                                             Contrasemnează pentru legalitate 

      Consilier                                                                               Secretarul General al Municipiului Alba Iulia

 Cornelia COCIOBEA                                                                   Georgeta-Camelia RÂNGHET