REFERAT DE APROBARE

privind aprobarea implementării și organizarea Unității de Management a Proiectului pentru proiectul „Eficientizare energetică în clădirile administrative din Complexul Stadionului Victoria-Cetate Alba Iulia”, cod SMIS 319049, finanțat în cadrul Programului Regiunea Centru 2021-2027, Prioritatea 3 - O regiune cu comunități prietenoase cu mediul, Acțiunea 3.2 - Eficiență energetică în clădiri publice

Club Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia, instituție publică de interes local aflată în subordinea Municipiului Alba Iulia, implementează proiectul „Eficientizare energetică în clădirile administrative din Complexul Stadionului Victoria-Cetate Alba Iulia”, cod SMIS 319049, finanțat prin Programul Regiunea Centru 2021-2027, Prioritatea 3 - O regiune cu comunități prietenoase cu mediul, Obiectiv specific RSO2.1 - Promovarea eficienței energetice și reducerea emisiilor de gaze cu efect de seră, Acțiunea 3.2 - Eficiență energetică în clădiri publice.

Contractul de finanțare nr. 635 a fost semnat între Agenția pentru Dezvoltare Regională Centru, în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Regiunea Centru, și Club Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia, în calitate de beneficiar al finanțării. Proiectul are ca perioadă de implementare intervalul 25.02.2026 - 25.02.2028, conform graficului anexat contractului de finanțare.

Obiectivul general al investiției îl constituie reabilitarea și eficientizarea energetică a corpurilor de clădire Corp C2 - Clădire administrativă și tribună și Corp C3 - Clădire administrativă - Pavilion spațiu cazare din cadrul Complexului Stadionului Victoria-Cetate Alba Iulia, situat în Municipiul Alba Iulia, str. Septimius Severus nr. 38A.

Prin proiect se urmărește îmbunătățirea eficienței utilizării energiei, reducerea consumului de energie și a costurilor aferente, precum și reducerea emisiilor de gaze cu efect de seră, prin realizarea unor lucrări de intervenție asupra clădirilor publice și prin instalarea de sisteme/echipamente care contribuie la performanța energetică a infrastructurii administrate de Clubul Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia.

Valoarea totală a proiectului, conform ultimei forme contractate a bugetului, este de 25.273.069,34 lei, din care valoarea eligibilă este de 20.367.522,83 lei, valoarea neeligibilă este de 4.905.546,51 lei, iar asistența financiară nerambursabilă solicitată este de 19.960.172,37 lei. Contribuția solicitantului la cheltuielile eligibile este de 407.350,46 lei, la care se adaugă cheltuielile neeligibile aferente proiectului.

Rezultatele și indicatorii asumați prin contractul de finanțare includ îmbunătățirea performanței energetice pentru clădiri publice, reducerea consumului anual de energie primară și reducerea emisiilor de gaze cu efect de seră. Conform anexelor contractului de finanțare, ținta indicatorului RCO19 este de 2.185,15 mp clădiri publice cu performanță energetică îmbunătățită, iar indicatorii de rezultat includ un consum anual de energie primară de 222,73 MWh/an și emisii estimate de gaze cu efect de seră de 15,26 tone CO2 echivalent/an la finalul implementării.

Având în vedere existența contractului de finanțare semnat, proiectul se află în etapa de implementare efectivă, fiind necesară organizarea unei structuri interne de coordonare și monitorizare, în concordanță cu cererea de finanțare aprobată și cu metodologia de implementare.

Potrivit cererii de finanțare, implementarea proiectului se realizează cu personalul actual al Clubului Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia, respectiv Director și Șef Serviciu Financiar-Contabil, precum și cu experți care prestează servicii prin intermediul subcontractărilor. Totodată, cererea de finanțare prevede organizarea unei echipe mixte de implementare, formată din personalul Clubului și personalul societății/societăților care asigură consultanța, rolul Directorului Clubului fiind acela de a superviza procesul de management al proiectului și de a îndeplini atribuțiile administrative aferente beneficiarului.

În aceeași metodologie, managementul execuției investiției este structurat pe trei funcții operaționale: Coordonator de proiect, Expert achiziții și Responsabil financiar. Aceste funcții nu trebuie interpretate ca posturi interne obligatoriu ocupate în cadrul Clubului și nici ca funcții decizionale autonome ale prestatorilor, ci ca arii de responsabilitate necesare implementării proiectului, care pot fi acoperite prin serviciile de consultanță externalizate, sub coordonarea și asumarea finală a beneficiarului.

Ținând cont că, în cazul proiectului, serviciile de consultanță în management/implementare de proiect și serviciile de consultanță în achiziții sunt externalizate, organizarea Unității de Management a Proiectului trebuie să reflecte această realitate: UMP va reprezenta structura internă a Clubului, cu atribuții de coordonare instituțională, verificare, asumare și relație oficială cu Autoritatea de Management, iar consultanții externi vor avea exclusiv rol de sprijin specializat, în limitele contractelor de servicii încheiate.

Principiile de organizare propuse sunt următoarele:

• Unitatea de Management a Proiectului rămâne structura internă responsabilă de coordonarea instituțională a implementării proiectului și de relația oficială cu Autoritatea de Management, cu respectarea contractului de finanțare, a anexelor acestuia și a legislației aplicabile;

• consultantul în management/implementare de proiect acordă sprijin specializat pentru planificarea, monitorizarea și raportarea progresului proiectului, urmărirea indicatorilor, pregătirea documentelor de implementare și a documentațiilor aferente cererilor de plată/rambursare, fără a substitui decizia, semnătura sau răspunderea beneficiarului;

•consultantul în achiziții acordă sprijin specializat pentru planificarea achizițiilor, pregătirea documentațiilor, formularea punctelor de vedere și documentarea procedurilor aferente proiectului, fără a aproba documentații, fără a desemna câștigători și fără a semna acte care angajează Clubul;

•pentru evitarea conflictelor de interese, prestatorul care acordă consultanță în management/implementare nu va verifica, recepționa sau aproba propriile servicii, iar prestatorul care acordă consultanță în achiziții nu va participa ca factor decizional la evaluarea ofertelor sau la aprobarea rezultatului procedurilor pentru care a acordat sprijin;

•orice document elaborat cu sprijinul consultanților externi va fi verificat și asumat de personalul desemnat din cadrul Clubului Sportiv Municipal Unirea Alba Iulia, în conformitate cu competențele interne și cu circuitul documentelor;

•înaintea implicării în activitățile proiectului, persoanele desemnate în Unitatea de Management a Proiectului și, după caz, experții externi implicați în derularea contractelor vor completa declarații privind evitarea conflictului de interese, imparțialitatea și confidențialitatea;

•atribuțiile privind managementul proiectului, achizițiile, verificarea financiară, recepția serviciilor/lucrărilor/produselor și aprobarea documentelor vor fi separate funcțional, în măsura posibilului, pentru a asigura trasabilitatea deciziilor și conformitatea implementării.

Prin această abordare, beneficiarul păstrează controlul și responsabilitatea asupra implementării proiectului, iar serviciile externalizate au rol de sprijin specializat, contribuind la buna derulare a activităților fără a genera suprapuneri de roluri sau conflicte de interese.

Pentru realizarea activităților proiectului, atingerea indicatorilor asumați și respectarea obligațiilor prevăzute în contractul de finanțare, este necesară aprobarea implementării proiectului în forma contractată și organizarea Unității de Management a Proiectului, cu stabilirea atribuțiilor principale și a relației de colaborare cu prestatorii de servicii externalizate.

Față de cele prezentate, propunem luarea în dezbatere și adoptarea unei hotărâri privind aprobarea implementării și organizarea Unității de Management a Proiectului pentru proiectul „Eficientizare energetică în clădirile administrative din Complexul Stadionului Victoria-Cetate Alba Iulia”, cod SMIS 319049, finanțat în cadrul Programului Regiunea Centru 2021-2027, Prioritatea 3 - O regiune cu comunități prietenoase cu mediul, Acțiunea 3.2 - Eficiență energetică în clădiri publice.

PRIMAR

GABRIEL CODRU PLEȘA