REGULAMENT

privind regimul finanţărilor nerambursabile acordate din bugetul Comunei Tulca Bihor pentru activităţi nonprofit de interes general, potrivit Legii nr. 350 din 02.12.2005

CUPRINS

CAPITOLUL I - DISPOZIŢII GENERALE

CAPITOLUL II - PROCEDURA DE SOLICITARE A FINANŢĂRII

CAPITOLUL III - CRITERIILE DE ACORDARE A FINANŢĂRILOR NERAMBURSABILE

CAPITOLUL IV - ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA COMISIILOR DE EVALUARE ŞI
 SELECŢIONARE........................................................................................................................................................

CAPITOLUL V - PROCEDURA EVALUĂRII ŞI A SELECŢIONĂRII PROIECTELOR............................

CAPITOLUL VI - ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANŢARE.....................................................

CAPITOLUL VII - PROCEDURA PRIVIND DERULAREA CONTRACTULUI DE FINANŢARE

CAPITOLUL VIII: PROCEDURA DE RAPORTARE ŞI CONTROL

CAPITOLUL IX: SANCŢIUNI

CAPITOLUL X: DISPOZIŢII FINALE

ANEXA 1

ANEXA 2

ANEXA 3

ANEXA 4

ANEXA 5

ANEXA 6

ANEXA 7

ANEXA 8

ANEXA 9

ANEXA 10

ANEXA 11

ANEXA 12

CAPITOLUL I - Dispoziţii generale

1.1. Scop si definiţii

Art.l. Prezentul regulament are ca scop stabilirea principiilor, cadrului general și a procedurii pentru atribuirea contractelor de finanţare nerambursabilă, suportate din bugetul Comunei Tulca Bihor, pentru activităţi nonprofit de interes general, acordate în conformitate cu prevederile Hotărârii Comunei Tulca                                      nr. ______ din ___________________ şi în baza Legii nr. 350/2005 privind regimul finanţărilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activităţi nonprofit de interes general, cu modificările și completările ulterioare, precum și a căilor de atac ale actului sau deciziei autorităţilor finanţatoare care aplică procedura de atribuire a contractelor de finanţare nerambursabilă acordate din bugetul Comunei Tulca.

Art.2. În înțelesul prezentului regulament, termenii și expresiile de mai jos au următoarea semnificaţie:

• activitate generatoare de profit - activitate care produce un profit în mod direct pentru o persoană fizică sau juridică;
• autoritate finanţatoare - Comunei Tulca;
• beneficiar - solicitantul căruia i se atribuie contractul de finanţare nerambursabilă în urma aplicării procedurii selecţiei publice de proiecte;
• cheltuieli eligibile - cheltuieli care pot fi luate în considerare pentru finanţarea nerambursabilă în strictă concordanţă cu prevederile art. 13 din Legea 350/2005;
• contract de finanţare nerambursabilă - contract încheiat, în condiţiile legii între autoritatea finanţatoare şi beneficiar;
• finanţare nerambursabilă - alocaţie financiară directă din fonduri publice, acordată în temeiul unui contract de finanţare semnat între părţi (finanţator respectiv beneficiar) în vederea desfăşurării de către persoane fizice sau persoane juridice fără scop patrimonial a unor activităţi nonprofit care să contribuie la realizarea unor acţiuni sau programe de interes public la nivelul Comunei Tulca;
• fonduri publice - sume alocate din bugetul Comunei Tulca, prin Consiliul Comunei Tulca;
• solicitant - orice persoană fizică sau juridică fără scop patrimonial care depune o propunere de proiect.

Art.3. Prezentul regulament stabileşte procedura privind atribuirea contractului de finanţare nerambursabilă, acordată din bugetul Judeţului Bihor.

Art.4. Solicitanţii trebuie să fie persoane fizice sau persoane juridice fără scop patrimonial - asociaţii ori fundaţii constituite conform legii, sau culte religioase recunoscute conform legii, potrivit art.3 secţiunea a 3-a domeniu de aplicare din Legea 350/2005.

Art.5. Finanţările nerambursabile acordate se vor utiliza numai pentru programele şi proiectele de interes public iniţiate şi organizate de către aceştia, în completarea veniturilor proprii şi a celor primite sub formă de donaţii şi/sau sponsorizări. 

1.2.Domeniu de aplicare

Art.6. Prevederile prezentului regulament intră în vigoare numai după aprobarea acestuia de către autoritatea deliberativa şi se aplică pentru atribuirea oricărui contract de finanţare nerambursabilă acordată de la bugetul Comunei Tulca, în baza Legii nr. 350/2005.

Art.7. Prezentul regulament nu se aplică fondurilor speciale de intervenţie în caz de calamitate şi de sprijinire a persoanelor fizice sinistrate şi nu aduce atingere procedurilor stabilite prin legi speciale.

 Art.8. Finanţările nerambursabile nu se acordă pentru activităţi generatoare de profit şi nici pentru activităţi din domeniile reglementate de Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu modificările ulterioare.

Art.9. 

(1) Domeniile care pot fi finanţate conform prezentului regulament prin Consiliul Judeţean Bihor sunt:

• Cultură:
• -   editare cărţi, monografii, pliante, broşuri, CD - uri, e-book-uri;
• activităţi culturale;
• activităţi educaţionale;
• activităţi celebrare, etc.
• Sport 
• Reducerea vulnerabilităților la corupție
• Tineret
• Protecţia mediului
• Social - comunitar

(2) Sumele alocate anual fiecărui domeniu vor fi publicate în Monitorul Oficial al României partea a Vl-a, conform bugetului aprobat.

Autoritatea finanţatoare va face cunoscută în mod public intenţia de a atribui contracte de finanţare. Anunţul de participare se va publica în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a, într-un cotidian central şi pe site-ul autorităţii finanţatoare de interes general sau regional, respectiv în cel puţin două cotidiene locale şi pe site-ul autorităţii finanţatoare locale.

În scopul asigurării unei transparenţe maxime, autoritatea finanţatoare va face cunoscut anunţul de participare şi prin alte mijloace de informare locale, naţionale sau internaţionale, după caz. Anunţul de participare va menţiona numărul şi data apariţiei Monitorului Oficial al României, Partea a VI-a şi nu va cuprinde decât informaţiile publicate în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a.

Cap. II. Principii de atribuire a contractelor de finanţare nerambursabilă

Art.10. Principiile care stau la baza atribuirii contractelor de finanţare nerambursabilă sunt:

1. libera concurenţă, respectiv asigurarea condiţiilor pentru ca persoana fizică sau juridică ce desfăşoară activităţi nonprofit să aibă dreptul de a deveni, în condiţiile legii, beneficiar;
2. eficacitatea utilizării fondurilor publice, respectiv folosirea sistemului concurenţial şi a criteriilor care să facă posibilă evaluarea propunerilor şi a specificaţiilor tehnice şi financiare pentru atribuirea contractului de finanţare nerambursabilă;
3. transparenţa, respectiv punerea la dispoziţie tuturor celor interesaţi a informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de finanţare nerambursabilă;
4. tratamentul egal, respectiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de selecţie şi a criteriilor pentru atribuirea contractului de finanţare nerambursabilă, astfel încât orice persoană fizică sau juridică ce desfăşoară activităţi nonprofit să aibă şanse egale de a i se atribui contractul respectiv;
5. excluderea cumulului, în sensul că aceeaşi activitate urmărind realizarea unui interes general, regional sau local, nu poate beneficia de atribuirea mai multor contracte de finanţare nerambursabilă de la aceeaşi autoritate finanţatoare în decursul unui an;

f) neretroactivitatea, respectiv excluderea posibilităţii destinării fondurilor nerambursabile unei activităţi a cărei executare a fost deja începută sau finalizată la data încheierii contractului de finanţare;

g) cofinanţarea, în sensul că finanţările nerambursabile acordate în temeiul unui contract de finanţare nerambursabilă trebuie să fie însoţite din partea beneficiarului de o contribuţie de minimum 10% din valoarea totală a finanţării, în conformitate cu art.4 lit. g) din Legea 350/2005;

h) anualitatea, în sensul derulării întregii proceduri de finanţare în cadrul anului calendaristic în care s-a acordat finanţarea nerambursabilă din bugetul propriu.

Art.11. Finanţarea se acordă pentru acoperirea parţială a unui program ori proiect în baza unui contract încheiat între părţi.

Art.12. Pentru aceeaşi activitate nonprofit un beneficiar nu poate contracta decât o singură finanţare nerambursabilă, în decursul unui an calendaristic, din bugetul Comunei Tulca.

Art.13. In cazul în care un beneficiar contractează, în cursul aceluiaşi an calendaristic, mai mult de o finanţare nerambursabilă, pentru domenii diferite, de la aceeaşi autoritate finanţatoare, nivelul finanţării nu poate depăşi o treime din totalul fondurilor publice alocate programelor aprobate anual în bugetul autorităţii finanţatoare respective.

Cap. III. Prevederi bugetare

Art.14. Programele şi proiectele depuse de către solicitanţi vor fi selecţionate pentru finanţare cu încadrare în limitele fondului anual aprobat de către autoritatea deliberativă cu aceasta destinaţie, stabilit potrivit prevederilor legale referitoare la elaborarea, aprobarea, executarea şi raportarea bugetului.

Cap. IV. Informarea publică şi transparenţa decizională

Art.15. Procedurile de planificare şi executare a plafoanelor de cheltuieli privind finanţările nerambursabile, desemnarea membrilor comisiei de evaluare şi selecţionare, procedurile de atribuire a contractelor de finanţare nerambursabilă, constituie informaţii de interes public, potrivit dispoziţiilor Legii 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public.

Cap. V. Procedura de solicitare a finanţării

Art.16. Atribuirea contractelor de finanţare nerambursabilă se face exclusiv pe baza selecţiei publice de proiecte, procedură care permite atribuirea unui contract de finanţare nerambursabilă din fonduri publice, prin selectarea acestuia de către o comisie, cu respectarea principiilor prevăzute la punctul 3 al primului capitol.

Art.17. Anual vor exista una sau mai multe sesiuni de selecţie a proiectelor.

Art.18. Procedura de selecţie de proiecte, organizate de către Consiliul Judeţean Bihor prin aparatul de specialitate va cuprinde etapele prevăzute în art. 6 din Legea nr. 350/2005.

Art.19.   Completarea Cererii de Finanţare, inclusiv a anexelor acesteia, se va face conform modelului standard, anexa la prezentul Regulament. Modificarea modelului standard (eliminarea, renumerotarea secţiunilor, anexarea documentelor suport în altă ordine decât cea specificată) duce la respingerea Dosarului Cererii de Finanţare pe motiv de ne conformitate administrativă. Cererea de finanţare trebuie redactată pe calculator în limba română. Nu sunt acceptate Cereri de finanţare completate de mână.

Dosarul Cererii de finanţare va cuprinde în mod obligatoriu un opis, cu următoarele:

.......... urmând a se continua cu rubricile de mai sus în plan vertical în funcţie de numărul documentelor din dosar.

IMPORTANT!

Dosarul Cererii va fi legat, paginat şi opisat cu toate paginile numerotate manual în ordine de la 1 la n...în partea dreaptă sus a fiecărui document, inclusiv a documentelor anexate. Documentele anexate cererii de finanţare care vor fi depuse în copie vor purta menţiunea „Conform cu originalul".

Opisul va fi numerotat cu pagina 0. Fiecare pagină va purta ştampila şi semnătura solicitantului sau reprezentantului legal al acestuia, după caz.

Ultima zi de primire a dosarelor de finanţare este cea prevăzută în anunţul de participare.

Art.20. Documentaţia de solicitare a finanţării se va depune într-un singur  exemplar, în original, cu actele anexate în copie după caz, cu excepţia certificatelor de atestare fiscală de la bugetul de stat respectiv de la bugetul local şi a extrasului de cont bancar) în dosar de încopciat pe care va fi specificat numele aplicantului, denumirea proiectului, numărul de file conţinut (fiecare pagină a dosarului va fi numerotată), la registratura Consiliului Judeţean Bihor. 

IMPORTANT: Dosarele de finanțare care conțin formulare care nu sunt adresate Consiliului Județean Bihor vor fi respinse din start pe motiv de ”neconformitate administrativă”. Dosarele care nu îndeplinesc toate condițiile impuse la art. 19 și 20 din prezentul Regulament vor fi respinse pe motiv de ”neconformitate administrativă”.   

Art.21.   Documentaţia se impune a fi întocmită exclusiv în limba română, sub sancţiunea respingerii cererii de finanţare.

Art.22. Propunerea de proiect are caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al conţinutului şi trebuie să fie semnată, pe propria răspundere, de către solicitant sau de către o persoană împuternicită legal de acesta. 

Art.23. Bugetul proiectului va fi prezentat exclusiv în lei (RON) şi va rămâne ferm pe toată durata de executare a contractului de finanţare nerambursabilă, conform art. 25 al. (1) din Legea 350/2005.

Art.24. În vederea organizării competiţiei de selecţionare, pentru a primi finanţare, documentaţiile prevăzute la art. 25 şi art 26. din prezentul capitol se vor depune în termenul stabilit de către autoritatea finanţatoare prin anunţul de participare.

Art.25.   Documentaţia   solicitanţilor persoane juridice care  aplică   pentru  domeniile:  activităţi culturale, editare cărţi, monografii, pliante, broşuri, CD-uri etc, şi de tineret, activităţi cu caracter social, activităţi cu caracter sportiv, conform Legii nr. 350/2005 şi a Ordinului   nr. 130/2006 va conţine următoarele documente:

a.    opisul dosarului de finanţare conform anexei nr. 1;

b.    adresa de înaintare conform anexei nr. 2;

c.    cerere de finanţare conform anexei nr. 3;

d.    bugetul de venituri şi cheltuieli al programului/proiectului, prezentat conform anexei nr. 4;

e.    buget narativ - buget prin care vor fi fundamentate toate categoriile de cheltuieli prevăzute,
 prezentat conform anexei nr. 5;

f.     declaraţie de imparţialitate a beneficiarului, conform anexei nr. 6;

g.    CV-ul coordonatorului de proiect anexa nr. 7;

h.   dovada existenţei surselor de finanţare proprii atestată cu extras de cont bancar, nu   mai vechi de 30 de zile, prin care se face dovada contribuției proprii a solicitantului;  

i.     actul constitutiv, statutul, sentinţă civilă şi certificatul de înregistrare fiscală şi actele adiţionale, după caz;

 j.   certificatul de identitate sportivă în cazul asociaţiilor sportive; certificat acreditare servicii sociale pentru furnizorii de servicii sociale în cazul activităţilor sociale; 

k.    situaţiile financiare anuale la data de 31 decembrie a anului precedent, înregistrate la administraţia finanţelor publice ; în cazul în care acestea nu sunt finalizate, se vor depune situaţiile aferente exerciţiului financiar anterior; 

l.    documente privind colaborarea sau parteneriatul cu alte consilii judeţene sau locale, cu organizaţii guvernamentale şi neguvernamentale, dacă este cazul; 

m. alte documente considerate relevante de către aplicant; 

n.   certificat fiscal din care sa rezulte că solicitantul nu are datorii către stat şi bugetul local (ANAF şi Primărie); 

o.   extras de cont emis de către o instituţie bancara nu mai vechi de 30 de zile prin care să se confirme numărul de cont al solicitantului, menţionat in cererea de finanţare;

Art.26. Documentaţia solicitanţilor persoane fizice care aplică pentru domeniile: activităţi culturale, editare cărţi, monografii, pliante, broşuri, CD-uri etc. şi de tineret, activităţi cu caracter social, activităţi cu caracter sportiv conform Legii nr.350/2005 şi a Ordiului nr. 130/2006 va conţine următoarele documente:

a.    opisul dosarului de finanţare conform anexei nr. 1;

b.    adresa de înaintare conform anexei nr. 2;

c.    cerere de finanţare conform anexei nr. 3;

d.    declaraţia de imparţialitate;

e.    bugetul de venituri şi cheltuieli al programului/proiectului, prezentat conform anexei nr. 4;

f.     buget narativ - buget prin care vor fi fundamentate toate categoriile de cheltuieli prevăzute, prezentat conform anexei nr. 5;

g.    declaraţie de imparţialitate a beneficiarului, conform anexei nr. 6;
 h.    CV-ul coordonatorului de proiect, anexa nr. 7;

i.   dovada existenţei surselor de finanţare proprii atestată cu extras de cont bancar, nu   mai vechi de 30 de zile, prin care se face dovada contribuției proprii a solicitantului;  

j.    copie după actul de identitate;

k.   alte documente considerate relevante de către aplicant;

l.    certificat fiscal din care să rezulte că solicitantul nu are datorii către stat şi bugetul local (ANAF şi Primărie); 

m. extras de cont emis de către o instituţie bancară nu mai vechi de 30 de zile prin care să se confirme numărul de cont al solicitantului, menţionat în cererea de finanţare;

Cap. VI. Criteriile de acordare a finanţărilor nerambursabile

Art.27. Vor fi supuse evaluării numai solicitările celor care au depus toate actele prevăzute la art.25, respectiv la art.26, întocmite conform solicitărilor din prezentul Regulament, restul fiind respinse pentru neconformitate administrativă. 

Art.28. Toate cererile care îndepliniesc condițiile de eligibilitate administrativă sunt supuse evaluării. La acordarea punctajului vor fi considerate ca prioritare;

• Relevanta proiectului propus, prin raportare la obiectivele programului;
• Relevanţa proiectului propus, pentru nevoia identificată, la nivel judeţean;
• Gradul de implicare si conlucrare dintre organizaţii;
• Experienţa anterioară a organizaţiei;
• Claritate si realism in alcătuirea planului de acţiune;
• Claritatea, relevanta si corelarea bugetului cu activităţile propuse;
• Dimensiunea impactului prevăzut;

Art.29. Criteriile specifice de evaluare sunt stabilite la cap.V, art.38;

Art.30. Nu sunt selecţionate programele ori proiectele aflate în una dintre următoarele situaţii:

1. documentaţia prezentată este incompletă şi nu respectă prevederile art. 24, 25 şi 26 din capitolul II;
2. au conturile bancare blocate;
3. intră sub incidenţa art. 21 alin.(l) lit. a, b, c, d, e din Legea 350/2005;
4. solicitanţii au prezentat declaraţii inexacte la o participare anterioară;
5. solicitanţii nu si-au îndeplinit obligaţiile de plată exigibile a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor către bugetul stat, bugetul local, precum si bugetul asigurărilor sociale de stat;

Cap. VII. Organizarea şi funcţionarea comisiilor de evaluare şi selecţionare

Art.30. Evaluarea şi selecţionarea solicitărilor se va face de către comisia de evaluare şi selecţionare stabilită/numită de autoritatea finanţatoare conform art. 27 din Legea 350/2005.

Art.31. Comisia de evaluare şi selecţionare va fi formată din 3 persoane, numită prin dispoziţie a Preşedintelui Consiliului Comunei Tulca. Pentru pregătirea materialelor necesare Comisiei de evaluare, se poate organiza - în cazul în care Comisia decide astfel - un secretariat tehnic. Secretariatul tehnic verifica eligibilitatea administrativă a proiectelor și autenticitatea documentelor depuse conform dispoziţiilor art.20,24,25,26. 

Art.32. Şedinţa comisiei este condusa de un preşedinte, ales dintre membrii comisiei prin vot deschis. 

Art.33. Preşedintele comisiei va asigura convocarea şi prezenţa membrilor comisiei. 

Art.34. Comisiile hotărăsc prin votul majorităţii membrilor.

Cap. VIII - Procedura evaluării şi a selecţionării proiectelor

Art.35. Documentaţiile de solicitare a finanţării vor fi comunicate de urgență, pe măsura înregistrării, secretariatului comisiei de evaluare și selecţionare. Secretariatul comisiei nu va accepta documentaţiile sosite spre înregistrare după termenul limită corespunzător sesiunii de finanţare.

Art.36. Documentaţia de solicitare a finanţării este analizată de către membrii comisiei de evaluare şi selecţionare în termenul stabilit prin anunţul de participare şi va fi notată potrivit criteriilor de evaluare.

Art.37. În termen de maximum 10 zile de la data încheierii lucrărilor, secretarul comisiei comunică aplicanţilor, rezultatul selecţiei, precum şi fondurile propuse a fi alocate.

Art.38. Toate cererile selecţionate în urma evaluării administrative sunt supuse evaluării pe baza următoarei grile de evaluare:

GRILA DE EVALUARE A CERERILOR DE FINANŢARE

Notă: Nu poate fi luat în considerare pentru a fi finanţat un proiect care nu a întrunit minim 65 de puncte.

Cap. VIII. Încheierea contractului de finanţare

Art.39. Contractul se încheie între autoritatea finanţatoare şi solicitantul selecţionat, în termen de maxim 10 de zile de la data luării deciziei ţinând cont şi de începerea derulării proiectului declarat câştigător. 

Art.40.   Dispoziţiile   Legii  nr.   98/2016   privind  achiziţiile  publice,   cu  modificările  si   completările ulterioare, se aplică în mod corespunzător beneficiarilor finanţărilor în cazul achiziţiilor făcute.

Art. 41. (1) Pe parcursul derulării contractului de finanțare, părțile pot conveni, în comun acord, modificarea unor clauze contractuale. 

(2) Modificarea poate fi decisă în următoarele situații: 

2.1. Modificarea calendarului de desfășurare a activităților din proiect.  În cazul în care, din motive independente de voința beneficiarului, manifestările incluse în proiect nu pot fi susținute la data stabilită, beneficiarul este obligat să anunțe, de îndată, autoritatea finanțatoare. Printr-o solicitare scrisă, temeinic justificată, beneficiarul finanțării nerambursabile poate să ceară autorității finanțatoare modificarea contractului. În situația unui răspuns pozitiv din partea autorității finanțatoare, între părți se va încheia un act adițional la contractul de finanțare prin care manifestările nesusținute vor fi reprogramate și redistribuite pe perioada de desfășurare a proiectului, la o dată ulterioară. 

În cazul în care, din motive independente de voința beneficiarului, una sau mai multe manifestări nu au fost susținute și nu pot fi reprogramate, din valoarea contractului se va scădea suma aferentă activității ce nu a fost susținută.

2.2. Modificarea locației de desfăsurare a manifestarilor (modificarea este acceptată doar dacă noua locației este similară cu cea prevăzută în proiect); 

2.3. Modificarea duratei de implementare a proiectului prevăzută în contract, cu condiția ca toate activitățile proiectului să se finalizeze  cel târziu la data de 03 decembrie a fiecărui an;  

2.4. În situația în care beneficiarii doresc modificarea unor clauze contractuale, aceștia vor transmite autorității cererea de încheiere a unui act adițional la contract înainte de desfășurarea activității ce se dorește a fi modificată. 

Cap.IX. Derularea contractului de finanţare

Art.41. Cheltuielile eligibile vor putea fi finanţate în baza contractului de finanţare nerambursabilă numai în măsura în care sunt justificate şi oportune şi au fost contractate în anul bugetar în care se desfăşoară contractul în conformitate du prevederile art.13 din Legea 350/2005. Acestea trebuie să fie într-o legătură directă cu activitățile prevăzute în cererea de finanțare și să privească direct aceste activități. 

Art.42.  Categoriile de cheltuieli eligibile si neeligibile sunt cuprinse în anexa nr.   11   la prezentul regulament.

Art.43. Autoritatea finanţatoare şi beneficiarul pot stabili în contractul de finanţare nerambursabilă ca plăţile către beneficiar să se facă în tranşe, în raport cu faza proiectului şi cheltuielile aferente, în funcţie de evaluarea posibilelor riscuri financiare, durata şi evoluţia în timp a activităţii finanţate ori de costurile interne de organizare şi funcţionare ale beneficiarului.

Art.44. Finanţarea nerambursabilă în tranşe se va efectua printr-un avans de 60% din valoarea finanţării nerambursabile, care se va vira după semnarea contractului de finanţare nerambursabilă între beneficiar şi autoritatea contractantă, respectiv 40% din valoarea finanţării rămase, care se va achita după prezentarea raportului final şi după validarea cheltuielilor realizate.

ATENŢIE!

Raportul final trebuie să cuprindă, pe lângă cheltuielile reprezentând valoarea finanţării nerambursabile şi cheltuieli reprezentând contribuţia proprie a beneficiarului asumată  prin contractul de finanțare. Pentru a fi apreciată ca și conformă, contribuția proprie a beneficiarului trebuie să fie în legătură directă cu activitățile proiectului, temeinic justificată și prevăzută în bugetul proiectului. Organizaţia beneficiară trebuie să prezinte documentele justificative pentru suma ce reprezintă contribuţia beneficiarului. Activitatea de voluntariat NU constituie și nu poate constitui contribuție proprie a beneficiarului la proiect.

Dacă în urma verificării raportului final se constată de către comisia de validare că organizația beneficiară nu a justificat în totalitate contribuția proprie asumată în cererea de finanțare, autoritatea finanțatoare va diminua proporțional suma nerambursabilă acordată în baza contractului de finanțare, cu păstrarea procentului de participare asumat de fiecare parte contractantă.                                                            

Art.45. Atunci când, pentru îndeplinirea obligaţiilor contractuale, beneficiarul achiziţionează, din fonduri publice nerambursabile, produse, lucrări sau servicii, procedura de achiziţie este cea prevăzută de Legea nr.98/2006 privind achiziţiile publice cu modificările şi completările ulterioare.

Cap. X. Procedura de raportare şi control

Art.46. Pe parcursul derulării contractului, solicitanţii care au primit finanţare au obligaţia să prezinte autorităţii finanţatoare raportări intermediare sau doar raportul final, după caz, astfel:

• raportări intermediare: vor fi depuse înainte de solicitarea oricărei tranşe intermediare, în vederea justificării tranşei anterioare,
• raportare finală: depusă în termen de maximum 15 zile de la încheierea perioadei de finanțare prevăzută în proiect şi va cuprinde obligatoriu justificarea cheltuielilor la nivelul întregului proiect cuprizand atât finanţarea proprie cât şi contribuţia autorităţii finanţatoare.

Raportările vor fi întocmite în conformitate cu anexa nr. 9  la regulament, vor fi depuse pe suport de hârtie, pe care se specifică numele organizaţiei, denumirea proiectului precum şi nr. de file (fiecare pagină va fi numerotată). Raportările vor fi însoţite de documentele 

justificative pentru cheltuielile efectuate, îndosariate în dosar cu şină, opisate, pe care se specifică numele organizaţiei, titlul proiectului şi nr. de file conţinut. Pentru activitățile organizate conform cererii de finanțare este obligatoriu a se prezenta poze care să ateste organizarea acestora. Totodată, se vor prezenta liste ale persoanelor prezente, care vor conține următoarele elemente: numele și prenumele participantului, datele de identificare (obligatoriu CNP), datele de contact (număr de telefon, adresa de domiciliu) și semnătura. 

Acestea vor fi depuse la registratura autorităţii finanţatoare întocmită conform anexei nr. 7 la regulament. Dosarul va conţine pe lângă anexa nr. 7 şi anexa nr. 8 şi pachetul de formate tipizate în copii xerox cu menţiunea Conform cu originalul, totalitatea actelor financiar contabile ce fac dovada costurilor totale aferente proiectelor derulate cu sprijinul Judeţului Bihor. 

Pentru ca o cheltuială să fie aprobată si validată de către Comisia de validare a deconturilor, respectiv decontată, trebuie să fie o cheltuială eligibilă, aferentă unei activităţi/acţiuni ce s-au derulat în perioada menționată în bugetul narativ al proiectului.

ATENŢIE!

Pentru stabilirea eligibilităţii unei cheltuieli se înfiinţează prin Dispoziţia Preşedintelui C.J. Bihor o Comisie de validare a deconturilor, formată din minimum 2 persoane cu experienţă în domeniul finanţărilor nerambursabile, cu atribuţiile de validare deconturi asumate inclusiv în fişa postului conform art.37 din Legea 350/2005, comisia asumâdu-şi întreaga responsabilitate pentru validarea deconturilor proiectelor aveând în vedere următoarele aspecte: plata este efectuată de către beneficiar între datele stabilite în contractul de finanţare ca fiind început şi sfârşit, după semnarea acestuia de către părţi, adică pe perioada de implementare a proiectului;

Cheltuiala este prevăzută în bugetul de venituri şi cheltuieli, conform anexei nr. 4 din formularele tipizate şi este efectuată pentru realizarea obiectivelor prevăzute în proiect; dosarul de raportare prezentat de beneficiar conţine toate documentele justificative de plată (în copie conform cu originalul, semnată şi ştampilată de către beneficiar), în conformitate cu precizările prezentului document, pentru fiecare tip de cheltuială; De asemenea, acceptarea cheltuielilor este condiţionată în mod obligatoriu de îndeplinirea următoarelor criterii:

• documentele justificative (facturi, chitanţe), etc. primite de la furnizorii de servicii/bunuri/lucrări, trebuie să fie emise pe numele beneficiarului finanţării, cu toate datele de identificare ale acestuia, în conformitate cu prevederile Codului Fiscal;
• documentele justificative anexate în dosarul de raportare trebuie să fie emise în începând cu data semnării contractului de finanţare şi până la data finalizării acestuia, iar activitățile la care se referă trebuie să aibă loc în perioada de desfăşurare a proiectului, respectiv perioada menționată în bugetul narativ al proiectului.
• documentele justificative trebuie să aibă înscrisă denumirea exactă şi detaliată a produselor sau serviciilor achiziţionate în vederea implementării activităţilor proiectului;
• documentele justificative trebuie să fie însoţite de dovada plăţii, respectiv ordin de plată vizat de bancă, ordin de plată electronic evidenţiat în extrasul de cont, extrasul de cont emis de bancă în care să fie evidenţiate plăţile aferente proiectului, chitanţă, bon fiscal, registru de casă aferent plăţilor în numerar, alte documente legale care să justifice plata;
• documentele justificative emise de furnizorii bunurilor şi serviciilor din afara graniţelor României, pe numele beneficiarului finanţării sau către participanţii la proiect, vor fi prezentate în dosarul de raportare împreună cu dovada plăţii lor, dar însoţite de traducerea în limba română, semnate şi ştampilate de către cel care le-a tradus, nefiind necesară legalizarea lor la un notar public;

Dosarele de raportare vor conţine în mod obligatoriu, elementele de identificare ale proiectului, respectiv denumirea beneficiarului, denumirea (titlul) proiectului, numărul contractului de finanţare. Dosarele de raportare vor conţine un OPIS ale documentelor depuse, semnat şi ştampilat de către beneficiar cu următoarele;

Art.47. Proiectele/programele pentru care nu s-au depus rapoartele finale in termenul stabilit prin contract nu vor obţine decontarea transei finale şi vor urma procedurile specifice.

Art.48. Pentru justificarea cheltuielilor efectuate, se vor prezenta următoarele documente:

• pentru decontarea cheltuielilor administrative şi a cheltuielilor ocazionate de achiziţionarea de bunuri şi servicii: factură fiscală, însoţită de chitanţă/ordin de plată/bon fiscal şi contracte de prestări servicii. Se decontează cheltuielile administrative strict legate de derularea proiectului și nu cheltuielile administrative pentru funcționarea entității.
• pentru decontarea cheltuielilor de închiriere: contract de închiriere, factură fiscală, chitanţă/ordin de plată/dispoziţie de plată
• pentru decontarea cheltuielilor privind fond premiere: modalitatea sau criteriile de stabilire a premianților, tabel nominal cu datele de identificare ale celor care beneficiază de premii, stat de plată semnat, dovada înregistrării în contabilitate, documentul viramentului impozitului pe venit.
• pentru decontarea cheltuielilor privind onorariile, consultanță de specialitate, document justificativ privind existenţa obligaţiei de plată, factură fiscală (unde e cazul), chitanţă/ordin de plată
• pentru decontarea cheltuielilor care se inscriu in categoria alte cheltuieli: factură fiscală (unde e cazul), chitanţă/ordin de plată, contract prestări servicii
• pentru justificarea cheltuielilor de transport in cazul persoanelor juridice e necesară prezentarea foii de parcurs si a contractului de comodat in caz de închiriere mijloc de transport, bonuri de benzină ştampilate obligatoriu însoţite de foi de parcurs detaliate, ordin de delegare, copie talon.

Pentru transport cu mijloace de transport în comun(tren, autocar, microbuz, autobuz): bilete de călătorie, tabel cu persoanele care au beneficiat de astfel de transport.

• pentru justificarea privind cheltuielile de masă:  factură fiscală (unde e cazul), chitanţă/ordin de plată,  cu precizarea numărului de persoane, a meniului precum și o listă cu cei care au beneficiat de servicii de masă

pentru justificarea privind cheltuielile de cazare: factură fiscală (unde e cazul), chitanţă/ordin de plată, listă nominală a beneficiarilor serviciilor de cazare care va conține 

următoarele elemente: numele și prenumele participantului, datele de identificare (obligatoriu CNP), datele de contact (număr de telefon, adresa de domiciliu) și semnătura. 

Menţiune: Decontarea cazării va fi acceptată în măsură în care aceste servicii au fost oferite în regim de maximum 3 stele !!!!, în conformitate cu legislaţia la zi aplicabilă în acest domeniu. Data documentelor justificative trebuie să fie în concordanţă cu perioada desfăşurării acţiunii. 

Art.48. Autoritatea finanţatoare îşi rezervă dreptul de a face verificări, atât în perioada derulării contractului de finanţare nerambursabilă, cât şi ulterior validării raportului final, dar nu mai târziu de 3 luni de la data validării.

Art.49. Regimul de gestionare a sumelor finanţate şi controlul financiar se realizează în condiţiile legii.

Cap. XI. Sancţiuni

Art.50. Contractele de finanţare pot fi reziliate de plin drept, fără a fi necesară intervenţia instanţei de judecată, în termen de 10 zile calendaristice de la data primirii notificării prin care părţii în culpă i s-a adus la cunoştinţă că nu şi-a îndeplinit obligaţiile contractuale. Notificarea va putea fi comunicată în termen de 10 zile calendaristice de la data constatării neîndeplinirii sau îndeplinirii necorespunzătoare a uneia sau mai multor obligaţii contractuale.

Art.51. în cazul rezilierii contractului ca urmare a neîndeplinirii clauzelor contractuale, beneficiarul finanţării este obligat in termen de 15 zile să returneze autorităţii finanţatoare sumele primite, cu care se reîntregesc creditele bugetare ale acestuia, în vederea finanţării altor programe şi proiecte.

Art.52.  Pentru sumele restituite ca urmare a rezilierii  contractului, beneficiarii finanţării  datorează dobânzi şi penalităţi de întârziere, conform legislaţiei privind colectarea creanţelor bugetare, care se constituie în venituri ale bugetului propriu.

Art.53. Nerespectarea termenelor şi a perioadei de decont conform prevederilor din contract duce la pierderea tranşei finale.

CAP XII. Dispoziţii finale

Art.54. Orice comunicare, solicitare, informare, notificare în legătură cu procedura de selecţie sau derularea contractelor de finanţare se va transmite de către solicitanţii finanţării sub formă de document scris. Orice document scris trebuie înregistrat în momentul primirii la registratura  instituţiei finanţatoare în funcţie de domeniul pentru care s-a aplicat. Orice document scris trebuie confirmat de primire, cu excepţia documentelor care confirmă primirea.

Art.55. Prezentul regulament se completează cu prevederile legale in vigoare.

Art.56. Anexele nr. 1 - 11 la prezentul Regulament, fac parte integrantă din acesta.

Pentru asociaţii, fundaţii, alte ONG-uri şi persoane fizice:

Anexa nr. 1 - model OPIS

Anexa nr. 2 - adresă de înaintare

Anexa nr. 3 - cerere de finanţare

Anexa nr.4 - declaraţie de imparţialitate

Anexa nr. 5 - bugetul de venituri si cheltuieli

Anexa nr. 6 - model buget narativ

Anexa nr. 7 - declaraţie

Anexa nr. 8 - CV-ul coordonatorului de proiect

Anexa nr. 9 - adresa de înaintare a raportului final/intermediar

Anexa nr. 10 - formular pentru raportări intermediare si finale

Anexa nr. 11 - ghid explicativ

Anexa nr. 12 - categorii de cheltuieli eligibile şi neeligibile