PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ 

PRIVIND

ORGANIZAREA ȘI PUBLICAREA MONITORULUI OFICIAL LOCAL

ÎN FORMAT ELECTRONIC

Cod: PO-07 

 Acest document este proprietatea intelectuala a  Comunei Fântâna Mare. Orice utilizare sau multiplicare, partiala sau totala, fara acordul scris al proprietarului, este interzisa.

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea și aprobarea ediţiei sau după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii:

2. Situaţia modificărilor în cadrul procedurii:

3. Formular de analiză a procedurii:

4. Formular de distribuție a procedurii:

5. Scopul procedurii:

Prezenta procedură stabileşte regulile procedurale de organizare și publicare a Monitorului Oficial Local al Comunei Fântâna Mare, în format electronic, în vederea asigurării accesului liber la orice act normativ sau document de interes general care priveşte sau rezultă din activităţile autorității publice locale.

6. Domeniul de aplicare:

Procedura se aplică personalului din cadrul Aparatului de specialitate al Primarului Comunei Fântâna Mare.

7. Documente de referință (reglementări):

7.1. Reglementări internaţionale (după caz):

- Internal Control - Integrated Framework, COSO;

- SR EN ISO 9001/ 2015. 

7.2. Legislaţia primară:

- O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare;

7.3. Legislația secundară:  

- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

7.4. Legislaţia terţiară:

˗ Regulamentul de organizare și funcționare al Comunei Fântâna Mare;

˗ Regulamentul de ordine internă al Comunei Fântâna Mare;

8. Definiții si abrevieri: 

MOL – Monitorul oficial local

8.1. Definiții

a) Act normativ – actul administrativ adoptat sau emis de către Consiliul local, respectiv, de preşedintele acestuia, cu aplicabilitate generală; 

b) Act administrativ - actul unilateral cu caracter individual sau normativ emis de o autoritate publică, în regim de putere publică, în vederea organizării executării legii sau a executării în concret a legii, care dă naștere, modifică sau stinge raporturi juridice; 

c) Alte documente de interes general – programe de măsuri de interes judeţean, rapoarte, decizii, rezoluţii, informări, măsuri de interes general ale serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor şi altor organe ale administraţiei publice centrale din judeţ, precum şi cele ale serviciilor publice ori instituţiilor de subordonare judeţeană sau locală.

9. Descrierea procedurii:

9.1. Generalități

Monitorul Oficial Local este publicația prin care se realizează sistematizarea și standardizarea unui mijloc public de garantare a accesului la informații prin tehnologii informaționale, pe de o parte, dar și o creștere a eficienței operaționale, prin reducerea cheltuielilor de natură birocratică, pe de altă parte. 

9.2 Descrierea procedurii 

a) STATUTUL COMUNEI FÂNTÂNA MARE;

b) „REGULAMENTELE PRIVIND PROCEDURILE ADMINISTRATIVE“, unde se publică Regulamentul cuprinzând măsurile metodologice, organizatorice, termenele și circulația proiectelor de hotărâri ale autorității deliberative, precum și Regulamentul cuprinzând măsurile metodologice, organizatorice, termenele și circulația proiectelor de dispoziții ale autorității executive;

c) „HOTĂRÂRILE AUTORITĂȚII DELIBERATIVE“, unde se publică actele administrative adoptate de consiliul local, de Consiliul General al Municipiului București sau de consiliul județean, după caz, atât cele cu caracter normativ, cât și cele cu caracter individual; aici se publică Registrul pentru evidența proiectelor de hotărâri ale autorității deliberative, precum și Registrul pentru evidența hotărârilor autorității deliberative;

d) „DISPOZIȚIILE AUTORITĂȚII EXECUTIVE“, unde se publică actele administrative emise de primar, de primarul general sau de președintele consiliului județean, după caz, cu caracter normativ; aici se publică Registrul pentru evidența proiectelor de dispoziții ale autorității executive, precum și Registrul pentru evidența dispozițiilor autorității executive;

e) „DOCUMENTE ȘI INFORMAȚII FINANCIARE“, prin care se asigură îndeplinirea obligațiilor privind procedurile de publicare a bugetelor locale, potrivit legii;

f) „ALTE DOCUMENTE“, unde se publică documentele prevăzute la alin. (3).

(3) La subeticheta prevăzută la alin. (2) lit. f), „ALTE DOCUMENTE“, se asigură:

a) publicarea Registrului privind înregistrarea refuzurilor de a semna/contrasemna/aviza actele administrative, precum obiecțiile cu privire la legalitate, efectuate în scris;

b) publicarea Registrului pentru consemnarea propunerilor, sugestiilor sau opiniilor cu privire la proiectele hotărârilor autorității deliberative și dispozițiilor autorității executive, numai în cazul celor cu caracter normativ;

c) informarea în prealabil, din oficiu, asupra problemelor de interes public care urmează să fie dezbătute de autoritățile administrației publice locale;

d) informarea în prealabil, din oficiu, asupra proiectelor de acte administrative, cu caracter normativ;

e) publicarea minutelor în care se consemnează, în rezumat, punctele de vedere exprimate de participanți la o ședință publică;

f) publicarea proceselor-verbale ale ședințelor autorității deliberative;

g) publicarea declarațiilor de căsătorie;

h) publicarea oricăror altor documente neprevăzute la lit. a)-g) și care, potrivit legii, fac obiectul aducerii la cunoștință publică;

i) publicarea oricăror altor documente neprevăzute la lit. a)-h) a căror aducere la cunoștință publică se apreciază de către autoritățile administrației publice locale ca fiind oportună și necesară. 

3) Pentru punerea în aplicare a prevederilor art. 1 alin. (5) din anexa nr. 1 la Codul administrativ, aprobat prin O.U.G. nr. 57/2019, cu modificările și completările ulterioare, primarul dispune transmiterea către ministerul cu atribuţii în domeniul administraţiei publice a link-ului către eticheta „Monitorul Oficial Local”, imediat ce acesta a fost creat. 

4) Orice modificare a link-ului transmis conform art. 1 alin. (6) din anexa nr. 1 la Codul administrativ, aprobat prin O.U.G. nr. 57/2019, cu modificările și completările ulterioare se comunică, în termen de 15 zile de la realizarea acesteia, ministerului cu atribuţii în domeniul administraţiei publice.

5) Organizarea și publicarea Monitorului Oficial Local se realizează prin grija Secretarului general al Comunei Fântâna Mare care va coordona această activitate.

6) Etapele publicării documentelor în subetichetele Monitorului Oficial Local sunt următoarele: 

I) La eticheta STATUTUL COMUNEI FÂNTÂNA MARE se publică statutul aprobat. Ulterior, conform procedurilor de la nivelul UAT acesta se actualizează de câte ori situația o impune

II) La eticheta „REGULAMENTELE PRIVIND PROCEDURILE ADMINISTRATIVE“ se publică cele 2 regulamente și anexele acestora. Prin grija compartimentului de a procedurilor administrative regulamentele trebuie actualizate.

III) La eticheta „HOTĂRÂRILE AUTORITĂȚII DELIBERATIVE“ procedura de lucru cuprinde următoarele etape:

1. Inițiatorul înregistrează proiectul în registrul electronic împreună cu Referatul de aprobare. Forma proiectului este tehnoredactată în concordanță cu prevederile Legii 24/2000 cu avizul secretarului general al Comunei Fântâna Mare.
2. Ulterior înregistrării, se atașează proiectului documentele de prezentare și motivare și orice alte documente stau la baza adoptării proiectului respectiv. Dacă este cazul acesta este supus și procedurii privind transparența decizională.
3. După includerea pe proiectul ordinii de zi a ședinței se transmite comisiilor de specialitate ale Consiliului local pentru obținerea avizelor și/sau pentru depunerea amendamentelor.
4. În cazul în care proiectul are toate documentele prevăzute de lege, acesta poate intra în dezbatere în ședința consiliului local. 
5. Ședința Consiliului local este tratată electronic și poate fi implementată, chiar în timp real, de Secretarul general al comunei  .
6. Dacă, în urma exercitării votului, proiectul este aprobat, acesta va fi publicat automat ca hotărâre a consiliului local în Registrul privind evidența hotărârilor autorității deliberative; În caz contrar, proiectul primește o actualizare de stare AUTOMATĂ în registru care semnalează faptul că proiectul a fost respins.

IV) La eticheta „DISPOZIȚIILE AUTORITĂȚII EXECUTIVE“ procedura de lucru cuprinde următoarele etape:

1. Inițiatorul înregistrează proiectul în registrul electronic împreună cu referatul de aprobare. Forma proiectului este tehnoredactată în concordanță cu prevederile Legii 24/2000 având avizul  secretarului general al Comunei Fântâna Mare.
2. Ulterior înregistrării, se atașează proiectului documentele de prezentare și motivare și orice alte documente care stau la baza asumării proiectului și emiterii dispoziției de către autoritatea executivă.
3. Dacă proiectul primește avizul de legalitate este prezentat primarului pentru emiterea dispoziției. Dacă acesta decide însușirea proiectului va emite dispoziția care se va înregistra AUTOMAT în registrul de dispoziții

V) La eticheta „DOCUMENTE ȘI INFORMAȚII FINANCIARE“ trebuie publicate informațiile și documentele cerute de Legea 73/2006 și reglementate ulterior prin HG 63/2010. Compartimentul Financiar Contabil  primește credențiale și publică direct documentele conform prevederilor legale. 

VI) La eticheta „ALTE DOCUMENTE“ se va lucra, în funcție de permisiunile din aplicația electronică.

La subeticheta a) publicarea Registrului privind înregistrarea refuzurilor de a semna/contrasemna/aviza actele administrative, precum obiecțiile cu privire la legalitate, efectuate în scris se publică prin grija secretarului general al Comunei Fântâna Mare refuzurile înregistrate.

La subeticheta b) publicarea Registrului pentru consemnarea propunerilor, sugestiilor sau opiniilor cu privire la proiectele hotărârilor autorității deliberative și dispozițiilor autorității executive, numai în cazul celor cu caracter normativ se publică toate propunerile, sugestiile sau opiniile înregistrate; activitatea se realizează prin grija secretarului general al Comunei Fântâna Mare;

La subeticheta c) informarea în prealabil, din oficiu, asupra problemelor de interes public care urmează să fie dezbătute de autoritățile administrației publice locale se publică anunțuri cu privire la actele cu caracter normativ;

La subeticheta d) informarea în prealabil, din oficiu, asupra proiectelor de acte administrative, cu caracter normativ se publică anunțuri cu privire la proiectele de acte administrative;

La subeticheta e) publicarea minutelor în care se consemnează, în rezumat, punctele de vedere exprimate de participanți la o ședință publică; minutele se realizează NUMAI pentru ședințele publice, nu și pentru cele ale consiliului local;

La subeticheta f) publicarea proceselor-verbale ale ședințelor autorității deliberative se publică, prin grija secretarului general al Comunei Fântâna Mare  procesele verbale după aprobarea acestora în ședința consiliului local;

La subeticheta g) publicarea declarațiilor de căsătorie se publică de către ofițerul de stare civilă delegat publicațiile înregistrate. Acestea produc efecte juridice până la data încheierii căsătoriei, de aceea, prin grija ofiţerului de stare civilă acestea trebuie șterse după efectuarea căsătoriei;

La subeticheta h) publicarea oricăror altor documente neprevăzute la lit. a)-g) și care, potrivit legii, fac obiectul aducerii la cunoștință publică trebuie create credențiale pentru toate compartimentele din organigramă. Fiecare publică documente în sfera de competență iar compartimentul de monitorizare a procedurilor administrative analizează actele validează actele astfel încât acestea să devină vizibile;

La subeticheta i) publicarea oricăror altor documente neprevăzute la lit. a)-h) a căror aducere la cunoștință publică se apreciază de către autoritățile administrației publice locale ca fiind oportună și necesară trebuie create credențiale pentru toate compartimentele din organigramă. Fiecare publică documente în sfera de competență iar compartimentul de monitorizare a procedurilor administrative analizează actele validează actele astfel încât acestea să devină vzibile;

7) Toate documentele și actele administrative trebuie încărcate în format „pdf editabil”, pentru a se păstra macheta şi aspectul documentului intacte, astfel încât acesta să arate exact aşa cum a fost realizat şi să poată fi tipărit corect de oricine şi de oriunde, fără să cuprindă semnăturile olografe ale persoanelor, asigurându-se respectarea reglementărilor în materia protecţiei datelor personale. 

8) Identificarea persoanelor semnatare și/ sau cosemnatare, după caz, a actelor administrative, se asigură prin înscrierea întocmai a identității lor, în formatul prenume și nume. 

9) Numerotarea actelor administrative, pe fiecare emitent în parte, se face în ordinea datării lor, separat pe fiecare an calendaristic, iar publicarea în Monitorul Oficial Local se asigură strict în ordine crescătoare a numerelor naturale, astfel încât la deschiderea dosarului electronic, primul document din listă, de jos în sus, să corespundă nr. 1, după cum primul document din listă, de sus în jos, să corespundă ultimului act administrativ publicat, în ordinea cronologică a datelor. 

10. Responsabilități:

10.1. Emitenții de acte pretabile publicării în Monitorul Oficial Local:

- Elaborează în mod corespunzător documentele;

- Asigură transmiterea documentelor pe circuitul intern de analiză, avizare, aprobare;

- Publică direct, pe baza de user și parolă documentele în site sau transmit documentele în format electronic către Secretarul General  cu indicarea subetichetei sub care va avea loc publicarea;

- Respectă prevederile prezentei proceduri în privința formatului documentelor transmise spre publicare în Monitorul Oficial Local.

10.2. Compartimentul monitorizare proceduri administrative

- Asigură crearea pe site-ul oficial al Comunei Fântâna Mare a etichetei Monitorul Oficial Local, cu toate cele 6 subetichete corespunzătoare;

- Asigură informarea corespunzătoare a ministerului responsabil de gestionarea Monitorului Oficial Local cu privire la modificările produse;

- Urmărește publicarea sau primește de la compartimentele responsabile documentele pretabile publicării în Monitorul Oficial Local;

- Analizează documentele publicate sau transmise, se asigură că acestea respectă formatul stabilit și că transmițătorii au indicat corespunzător subeticheta sub care trebuie făcută publicarea și publică documentele;

11. Anexe:

11.1 Diagrama de proces

12. Cuprins