Pregătirea şi desfăşurarea şedinţelor Consiliului Local al Comunei Luna,
prin mijloace electronice de comunicare la distanţă
(1) În situaţii excepţionale, constatate de către autorităţile abilitate, precum epidemiile, pandemiile, fenomenele naturale extreme, cutremure, acte de terorism, şi alte situaţii care fac imposibilă sau inoportună prezenţa consilierilor locali la locul desfăşurării unei şedinţe în fizic a consiliului local, şedinţele Consiliului Local al Comunei Luna, respectiv ale comisiilor de specialitate, se convoacă şi se desfăşoară prin mijloace electronice de comunicare la distanţă, pe baza prezentei proceduri, sau, dacă aceasta din urmă nu corespunde situaţiei concrete care generează nevoia desfăşurării şedinţei de la distanţă, şedinţa se va desfăşura pe baza unei proceduri ad-hoc, prevăzută ca anexă la documentul de convocare, procedură ad-hoc supusă aprobării consiliului local, cu majoritate simplă, pe primul punct al ordinii de zi al şedinţei respective.
(2) Convocarea şedinţei prin mijloace electronice de comunicare la distanţă se face în conformitate cu prevederile Codului Administrativ și va fi însoțită de o informare privind situația excepțională care determină desfășurarea ședinței prin mijloace electronice de comunicare la distanţă.
(3) Convocarea consilierilor locali se face prin grija secretarului general al Comunei Luna, de către structura suport din cadrul aparatului de specialitate al primarului, prin mijloace electronice de comunicare la distanţă (sms și/sau e-mail) pentru fiecare consilier în parte; în acest sens, fiecare consilier va comunica nr. de telefon și/sau adresa de e-mail.
(4) Documentul de convocare va cuprinde, pe lângă mențiunile prevăzute în Codul administrativ, și mențiunea că ședința se va desfășura on-line, prin mijloace electronice de comunicare la distanță.
(5) Materialele prevăzute pe ordinea de zi se pun la dispoziţia consilierilor locali prin mijloace electronice (fişiere pdf sau jpg comunicate prin e-mail sau aplicaţii de comunicare pe internet) sau, după caz, în format letric, la domiciliu, prin delegat din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
(6) Şedinţele comisiilor de specialitate se ţin tot prin mijloace de comunicare la distanţă (de regulă prin whatsapp sau consultare telefonică a fiecărui membru al comisiei şi preluarea votului) prin grija preşedinţilor de comisii vizate, până cel târziu cu o zi înaintea datei stabilite pentru şedinţa plenului consiliului local, cu excepţia şedinţelor extraordinare convocate de îndată şi la care nu se dispune de intervalul de timp necesar.
(7) Convocarea şedinţelor comisiilor de specialitate prin mijloace electronice de comunicare la distanţă se face în conformitate cu prevederile Codului Administrativ, de către președinții acestora.
(8) Amendamentele propuse de consilieri se transmit preşedinţilor comisiilor de specialitate, care le vor include în conţinutul rapoartelor de avizare a proiectelor de hotărâri, cu mențiunea „admis” sau „respins” în cadrul comisiilor de specialitate.
(9) Pentru a putea fi aduse la cunoștința consilierilor locali și supuse votului în şedinţa plenului consiliului, amendamentele se transmit secretarului general al Comunei Luna de către președinții comisiilor de specialitate în termenul prevăzut la alin. 6.
(10) Rapoartele de avizare şi procesele verbale ale şedinţelor comisiilor de specialitate se întocmesc în termenul prevăzut la alin. 6 de către preşedinții comisiilor de specialitate, iar concluziile se comunică în aceeaşi zi prin orice mijloc de comunicare la distanță secretarului general al comunei, după cum urmează:
- La PHCL nr. ... - „aviz favorabil fără amendamente”, sau „aviz favorabil cu următoarele amendamente: .....” sau „aviz nefavorabil”.
(11) Cel mai tărziu cu o oră înaintea începerii ședinței stabilită în convocator, prin intermediul aplicației whatsapp – Grupul Consiliul Local Luna, secretarul general al Comunei Luna aduce la cunoștința consilierilor locali avizele comisiilor de specialitate, precum și amendamentele primite.
(12) Şedinţa consiliului local începe la ora stabilită în convocator şi se desfăşoară prin comunicare pe whatsapp - Grupul Consiliul Local Luna, sau, dacă traficul de date pe internet nu este disponibil, prin orice mijloc de comunicare la distanță.
(13) Consilierii locali au la dispoziție un interval de timp de două ore pentru a-și exprima votul, interval calculat de la ora de începere a ședinței stabilită în convocator.
(14) Fiecare consilier local va transmite votul sub forma PENTRU/ÎMPOTRIVĂ/ABȚINERE, în următoarea ordine : votul pentru procesul verbal al ședinței anterioare, votul pentru ordinea de zi a ședinței, votul pentru fiecare proiect aflat pe ordinea de zi a ședinței (făcând mențiunea “forma inițială” sau “cu amendament/e” a proiectului, după caz) votul pentru cereri, etc.
(15) La expirarea timpului de vot, secretarul general al Comunei Luna efectuează numărarea și centralizarea voturilor primite, sub forma unei anexe tabelare în care se consemnează nominal toate voturile exprimate în cursul şedinţei. În situația în care nu s-a întrunit cvorumul pentru desfășurarea ședinței sau ordinea de zi nu a fost aprobată, se consideră că ședința nu a avut loc.
(16) Secretarul general al Comunei Luna comunică centralizatorul voturilor prin intermediul aplicației whatsapp – Grupul Consiliul Local Luna, în vederea însușirii de către consilierii locali sau formulării de eventuale obiecțiuni.
(17) Procesul – verbal al şedinţei, semnat de către secretarul general al Comunei Luna şi de către preşedintele de şedinţă, include descrierea succintă a procedurilor de pregătire şi de desfăşurare propriu-zisă a şedinţei, precum și modalitatea de vot. La acesta se anexează centralizatorul voturilor semnat de către secretarul general al Comunei Luna şi de către preşedintele de şedinţă.
(18) Procesul-verbal de şedinţă va fi postat pe pagina de internet a Comunei Luna şi pus la dispoziţia consilierilor, pentru informare, în vederea aprobării acestuia în următoarea şedinţă a consiliului local.
(19) Prevederile prezentei proceduri se completează cu dispozițiile OUG nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare, precum și cu cele ale Ordinului MLPDA nr. 25/2021 pentru aprobarea modelului orientativ al statutului unităţii administrativ-teritoriale, precum şi a modelului orientativ al regulamentului de organizare şi funcţionare a consiliului local.
(20) Prevederile prezentei proceduri se aplică până la achiziționarea și predarea către consilierii locali a tabletelor care vor permite desfășurarea ședințelor on-line prin intermediul aplicației Zoom, pe baza unei proceduri asemănătoare ședințelor cu prezență fizică, care va fi aprobată ulterior.